هرگاه قانون لازم بداند كه اطلاعات به صورت اصل ارائه يا نگهداري شود، اين امر با نگهداري و ارائه اطلاعات به صورت داده پيام نيز در صورت وجود شرايط زيرامكان پذير مي باشد: الف - اطلاعات مورد نظر قابل دسترسي بوده و امكان استفاده درصورت رجوع بعدي فراهم باشد.
ب
داده پيام به همان قالبي (فرمتي) كه توليد، ارسال و يا دريافت شده و يا به قالبي كه دقيقاً نمايشگر اطلاعاتي باشد كه توليد، ارسال و يا دريافت شده، نگهداري شود.
ج
اطلاعاتي كه مشخص كننده مبداء، مقصد، زمان ارسال و زمان دريافت داده پيام مي باشند نيز در صورت وجود نگهداري شوند. د - شرايط ديگري كه هر نهاد، سازمان، دستگاه دولتي و يا وزارتخانه در خصوص نگهداري داده پيام مرتبط با حوزه مسؤوليت خود مقرر نموده فراهم شده باشد.