در اين دفترخانه غير از كتابچه فهرست نوشتجات وارده و ثبت نوشتجات صادره و مخفيه (دوسيه) كارها با نمايندة عمومي (مقصود ازنمايندة عمومي دفتريست كه فهرست تمام مطالب در آن ثبت است) داشتن كتابچههاي مخصوص ذيل هم لازم است (اول) كتابچه دستورالعملهاي وزير داخله (دوم) كتابچه ثبت امور محرمانه (چهارم) كتابچه ثبت خواهش و استدعاهائيكه از حاكم ميشود و در اين كتابچه مستدعيات بترتيب حروف تهجي نوشته شده و قيد ميشود كه عريضه شخص عارض بكي و بكدام اداره فرستاده شد.
ماده 112
از قانون تشكيل ايالات و ولايات و دستورالعمل حكام — مصوب 1286/09/26