هر دفعه كه بموجب نقل و انتقالي سند مالكيت جديدي در ثبت اسناد نسبت بملكي تنظيم شود مدير ثبت اسناد و املاك در كليه صفحات دفتر املاك كه شامل سند مقدم بر آن است علامت مخصوصي با مهر دائره ثبت اسناد و املاك وضع مينمايد كه دلالت بر خروج مال از ملكيت مالك سابق كند و سواد سند مالك سابق را هم از دست او گرفته همان علائم را بر آن وضع و در دفتر ضبط حوزه خود ضبط مينمايد و اين فقره را با مركب قرمز در ستون ملاحظات دفتر املاك در مقابل سند سابق ذكر ميكند. در صورتيكه محقق شود سواد سند مفقود شده است اين نكته نيز در ستون ملاحظات قيد ميشود.