كليه دفاتر مذكوره در ماده 11 باستثناء دفتر املاك ساليانه بوده و در آخر هر سال مسؤلين دفاتر ثبت اسناد و املاك دفاتر خود را بسته شماره اسنادي را كه ثبت شده است معين و صورت مجلس از شرح ختم دفتر در آخرين صفحه كه بسته ميشود مرتب كرده امضاء مي نمايند پس از آن دفاتر بسته شده را بمدير دائره ثبت اسناد و املاك حوزه خود تسليم ميكنند.