نمايندة كه از طرف اداره كل ثبت اسناد و املاك براي هر دفتري تعيين مي شود بايد در اوقات كار در دفتر اسناد رسمي حاضر باشد تا هر معامله و تعهدي كه واقع مي شود پس از ثبت در دفتر صاحب دفتر در دفتر خود ثبت نمايد در هر يك از اين دو دفتر بايد نمرة صفحة دفتر ديگري كه سند در آن ثبت شده است قيد گردد.