دفاتر فهرست بايد تماماً بيك اندازه بوده و حاوي پنج ستون مفصله باشد: ستون اول - براي نمرة كارگذار ابتداي هر سال شمسي تجديد ميشود. دوم - براي تاريخ روز و ماه سال. سيم - براي اسم و شهرت و شغل و محل اقامت اشخاصي كه سند آنها ثبت ميشود و يا بآنها تصديقي داده ميشود. چهارم - براي مضمون ثبت يا تصديقي كه ميشود و حقوقي كه دريافت ميشود. پنجم - براي قبض رسيد اشخاصي كه سندشان ثبت شده است يا تصديقي گرفتهاند يا ثبت سندي و يا سواد سندي كه به آنها داده شده با قيد اسم وشهرت و شغل قبض دهنده.