سازمان مكلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاك و قانون دفاتر اسناد رسمي و مقررات مرتبط با آنها را به صورت الكترونيك و به نحوي كه صحت، تماميت، اعتبار و انكارناپذيري آن تأمين شده باشد؛ در زيرمجموعه مركز داده ها، نظام جامع و سامانه هاي مرتبط، ساماندهي و ايجاد كند. همچنين سازمان مكلف است امكان اتصال دفاتر اسناد رسمي به سامانه هاي مرتبط مذكور و بهره برداري از آنها را به نحوي كه امكان ثبت برخط (آن لاين) اسناد و معاملات و پاسخ آني و الكترونيك به استعلامات ثبتي ايجاد شود؛ فراهم كند. با ايجاد دفاتر الكترونيك مذكور، ثبت در دفاتر دست نويس منتفي و دفاتر الكترونيك جايگزين دفاتر موجود مي شود.
تبصره 1
سازمان مكلف است در راستاي الكترونيك كردن دفتر ثبت اسناد رسمي، به نحوي برنامه ريزي كند كه دفاتر اسناد رسمي، نسخه الكترونيك پشتيبان و غيرقابل تغيير كليه اسنادي را كه به وسيله سردفتر از طريق سامانه الكترونيك سازمان تنظيم مي شود؛ بايگاني كنند. همچنين دفاتر اسناد رسمي مكلفند از كليه اسنادي كه در سامانه الكترونيك سازمان تنظيم مي شود نسخه اي چاپي با امضاي شخص يا اشخاص ذي ربط به عنوان پشتيبان تهيه و بايگاني كنند.
تبصره 2
ادارات ثبت اسناد و املاك مكلفند نسخه چاپ شده اسناد مالكيت حدنگار صادر شده را به عنوان پشتيبان نگهداري نمايند.