به منظور تسهيل در انجام نظارت و ارزيابي، مؤسسه مكلف است نسبت به تشكيل پرونده استخدامي اعضاء هيأت علمي، كادر اداري و همچنين تشكيل پرونده تحصيلي دانشجويان و ثبت و ضبط مدارك لازم در آنها اقدام نمايد. دفاتر و اسناد مالي نيز بايد براي بررسي حفظ و نگهداري شود.
ماده 4
از آئيننامه نحوه نظارت بر فعاليت مؤسسات آموزش عالي غير دولتي غير انتفاعي — مصوب 1367/05/04