اصلاحات مربوط به كنوانسيون اصلي (COTIF) ماده 2 كنوانسيون به بند 2 ماده 2 عبارت ذيل را اضافه نماييد: ساير حمل و نقلهاي داخلي كه مكمل حمل و نقل با رهآهن و تحت مسئوليت آن سازمان انجام ميشود، در حكم «حمل و نقل بر روي يك خط» بههمان مفهوم و معنايي كه در بند قبل بيان گرديد، ميباشد. ماده 3 كنوانسيون متن بند 2 به شرح زير اصلاح ميگردد: بند 2ـ پس از عبارت «خطوط مورد نظر در بند 1 ماده 2» و نيز سطر اول بند 2 همان ماده جمله «كه اين حمل و نقلها بر روي آنها ...» را اضافه نماييد. جمله اول بند 3 اين ماده به صورت ذيل تصحيح شود: بند 3ـ مؤسسات حمل و نقلي كه خطوط مربوط به آنها در قسمت اول بند 2 ماده 2 قيد شده باشد... ماده 4 كنوانسيون عبارت متن مزبور را به صورت ذيل تكميل نماييد: اصطلاح كنوانسيون در متون زير شامل كنوانسيون به معناي خاص (اصلي)، پروتكل مذكور در سطر دوم از بند 2 ماده 1 و دستورالعمل الحاقي جهت رسيدگي به حسابها ضمائم B و A و پيوستهاي آنها كه در بندهاي 1 و 4 ماده 3 ذكر شده است، ميباشد. ماده 7 كنوانسيون جمله اول ماده فوق را به شرح زير اصلاح كنيد: بند 1ـ كميته اداري مركب از نمايندگان 12 كشور ميباشد. از جمله اول سطر دوم همين بند، عبارت زير را حذف نماييد. «... و رياست آن را نيز به عهده دارد...»
قسمت (a) از بند 2 را به صورت ذيل كامل كنيد
آييننامه داخلي را تنظيم و با اكثريت دو سوم كشورهاي عضو، رياست هر دوره پنج ساله را تعيين مينمايد. همچنين به قسمت (d) بند 2 عبارت زير را اضافه نماييد: مدير كل و معاون مديركل بري يك دوره 5 ساله كه قبل تجديد نيز هست منصوب ميگردند. ماده 11 كنوانسيون متن زير جايگزين بند 7 ميگردد: رسيدگي و كنترل صورت حسابها به موجب مقررات مذكور در دستورالعمل الحاقي منضم به كنوانسيون اصلي و نظارت و رهنمودهاي خاص كميته اداري و مطابق با اصول مالي و حسابداري سازمان، توسط دولت سوئيس انجام ميشود. ماده 19 كنوانسيون به بند 3 اين ماده، عنوان جديد (a) را اضافه نماييد: (a) دستورالعمل الحاقي براي رسيدگي به حسابها. بدين ترتيب قسمتهاي a و b به b و c تبديل ميشوند. مقررات ضميمه، پس از پروتكل مربوط به امتيازات و مصونيتهاي سازمان حمل و نقل بينالمللي با راهآهن (COTIF) ، پيوست ميگردد. دستورالعمل الحاقي براي رسيدگي به حسابها
1
بازرس (حسابرس) بمنظور حصول اطمينان از موارد زير، حسابهاي سازمان از جمله اسناد اعتباري و حسابهاي خاص را تا جائي كه ضروري بداند بررسي ميكند. موارد مزبور عبارتند از: الف - صورتهاي مالي با دفاتر و اسناد سازمان مطابقت داشته باشند.
ب
عمليات مالي با مقررات بودجه و ساير دستورالعملهاي سازمان مطابقت داشته باشد.
ج
اسناد اعتباري و وجوه نقدي كه به بانك يا صندوق سپرده شدهاند و داراي گواهي مسئول مربوطه سازمان ميباشند، بررسي و دقيقاً محاسبه شده باشند. د - كنترل و نظارتهاي داخلي از جمله رسيدگي و كنترل صورت حسابها در حد مطلوب و كافي باشد. هـ - كليه عناصر فعال و غير فعال (منفي) سازمان (موجودي صندوق و پرداختها) و نيز افزايش كسريها طبق ضوابط منطقي و مطلوب، حسابرسي شده باشند.
2
بازرس، تنها فرد صالح براي پذيرش تمام يا قسمتي از اسناد و مدارك ارائه شده از جانب مدير كل ميباشد و عنداللزوم ميتواند حتي به جزئيات كليه اسناد مربوط به عمليات مالي و اموال رسيدگي و بازرسي نمايد.
3
كليه دفاتر، اسناد مالي و ساير اطلاعات مورد نياز، همواره بايد در اختيار بازرس و دسترسي وي به آنها آزاد باشد.
4
بازرس، نميتواند عناوين و مواد حسابها را رد كند اما چنانچه به نظر او نقائص و اشكالاتي در جريان امور وجود داشته باشد، براي اتخاذ تدابير لازم ميتواند توجه مدير كل را نسبت به آنها جلب نمايد.
5
بازرس (پس از رسيدگي و حسابرسي) اسناد مربوطه را به شرح ذيل گواهي و امضاء مينمايد. «اين جانب صورتهاي مالي سازمان را براي يكسال مالي كه در تاريخ 31 دسامبر ... به پايان ميرسد، بازرسي نمودم.» بازرسي مزبور شامل بررسي روشهاي محاسبه و كنترل اسناد مالي و حسابها و ساير مواد ضروري بوده است. گواهي ياد شده بر حسب مورد: الف - اوضاع و موقعيت مالي و نتايج حاصله از فعاليتهاي سازمان را در تاريخ انقضاء دوره مربوطه نشان ميدهد.
ب
صورتهاي مالي بر اساس اصول پذيرفته شده حسابداري منظم شدهاند.
ج
اصول مالي بر اساس روشهايي كه در سال مالي گذشته به تصويب رسيده است انجام شده است. د - عمليات مالي طبق مقررات بودجه و آييننامههاي مربوطه و ساير دستورالعملهاي سازمان بوده است.
6
بازرس، در مورد عمليات مالي، طي گزارش خود به موارد زير اشاره مينمايد: الف - نوع و حدود بازرسي بعمل آمده.
ب
عواملي كه با مشخصات حسابها و يا صحت آنها مربوط ميشوند. عوامل مزبور عبارتند از:
1
اطلاعات ضروري جهت تبيين و ارزيابي صحت حسابها.
2
وجوه و مبالغي كه بايد وصول ميشده ولي در حساب منظور نشده است.
3
مبالغي كه موجب تعهد مالي مرتب و يا مشروط براي سازمان بوده ولي محاسبه نشده و در صورتهاي مالي نيامده باشد.
4
مخارج و هزينههايي كه براي آنها اسناد و اوراق كافي تهيه نشده باشد.
5
آيا دفتر حسابها بنحو صحيح و آنگونه كه بايد، نگاهداري ميشوند؟ و نيز آيا صورتهاي مالي ارائه شده طبق اصول كلي پذيرفته شده درحسابداري ميباشند؟
ج
ساير مواردي كه لازم است توجه كميته اداري نسبت به آنها جلب شود. بعنوان مثال:
1
موارد تقلب يا احتمال آن.
2
تضييع و يا استفاده غير صحيح از سرمايه و ساير داراييهاي سازمان (حتي هنگامي كه حسابهاي مربوط به عمليات انجام شده بطور منظم انجام شده باشد).
3
مخارجي كه متعاقباً هزينههاي قابل ملاحظهاي براي سازمان ايجاد نمايند.
4
هرگونه عيب و نقصي در سيستم كنترل دريافتها و پرداختها و اموال سازمان.
5
مخارج مغاير با اهداف كميته اداري، اگرچه ناشي از انتقال مجاز (از حسابي به حساب ديگر) در چارچوب بودجه سازمان باشد.
6
تجاوز از اعتبارات، اگر چه در نتيجه انتقال مجاز در چارچوب بودجه باشد.
7
هزينههايي كه با مجوز مربوط به آنها مغايرت داشته باشند. د - صحت و سقم اسناد و حسابهاي مربوط به اثاثيه و اموال كه پس از بررسي دفاتر صورتها تنظيم ميشوند. مضافاً به آنچه گفته شد، گزارش ممكن است متضمن اطلاعاتي راجع به عمليات پولي باشد كه در سال گذشته حساربرسي شده ولي در مورد آنها اطلاعات جديدي بدست آمده است. و نيز ممكن است گزارش مطالبي را در مورد عملياتي كه در سال آتي بايد انجام شود و اطلاع قبلي كميته اداري از آنها ضروري است، در برداشته باشد.
7
بازرس در هيچ مورد در گزارش خود، نبايد خردهگيري و انتقاد نمايد مگر اينكه مراتب را قبلاً جهت دريافت توضيحات لازم به مدير كل اعلام كرده باشد.
8
بازرسي با كميته اداري و مالي در ارتباط بوده و آنان را از بازرسيهاي انجام شده آگاه ميكند. ضمناً در مورد گزارش مالي مدير كل نيز ميتواند اظهارنظر نمايد.
9
چنانچه بازرس پس از بازرسي به دليل قانعكننده و كافي دست نيابد، بايد مراتب را در گواهي و گزارش خود با ذكر علل و عوامل بررسيها و نتايج مشاهدات خود را در خصوص وضعيت مالي و فعاليتهاي مربوطه و حسابهاي سازمان ارائه نمايد.