حفظ سوابق ۱ ـ در صورت اقتضاء، هر عضو از تمام اشخاص حقيقي و حقوقي دخيل در زنجيره عرضه تنباكو، فرآورده هاي دخاني و تجهيزات توليدي خواهد خواست كه سوابق كامل و دقيق تمام معاملات مربوط را حفظ كنند. چنين سوابقي بايد امكان پاسخگويي كامل درباره مواد استفاده شده در توليد فرآورده هاي دخاني را فراهم كند. ۲ ـ هر عضو در صورت اقتضاء مقرر خواهد كرد كه اشخاص مجاز طبق ماده (۶) اطلاعات زير را در صورت درخواست به مقامهاي صلاحيتدار ارائه كنند:
الف
اطلاعات عمومي مربوط به حجم بازار، محصولات پر درخواست، پيش بيني ها و ديگر اطلاعات مربوط؛ و
ب
مقدار فرآورده هاي دخاني و تجهيزات توليدي كه در زمان ارائه درخواست در مالكيت يا در امانت يا تحت كنترل دارنده مجوز، در انبارهاي گمركي و مالياتي تحت نظام (رژيم) گذر يا تراباري يا تعليق گمركي قرار دارد. ۳ ـ در ارتباط با فرآورده هاي دخاني و تجهيزات توليدي فروخته شده يا ساخته شده در قلمرو يك عضو براي صادرات، يا مشمول جابه جايي تعليق گمركي در گذر يا تراباري در قلمرو آن عضو، در صورت اقتضاء هر عضو مقرر خواهد كرد كه دارنده مجوز طبق ماده (۶)، بنابه درخواست، اطلاعات زير را به مقامهاي صلاحيتدار در كشور مبدأ (به صورت الكترونيكي، جايي كه زيرساخت ها وجود داشته باشد) در زمان خارج شدن از كنترل آنها در اختيار قرار دهد:
الف
تاريخ حمل از آخرين محلي كه محصولات به صورت فيزيكي كنترل شده اند.
ب
جزئيات مربوط به فرآورده هاي ارسالي (از جمله نام تجاري، مقدار، انبار(
پ
مسير و مقصد مورد نظر براي حمل و نقل
ت
هويت شخص (اشخاص) حقيقي يا حقوقي گيرنده فرآورده ها
ث
روش حمل از جمله هويت حمل كننده
ج
تاريخ احتمالي رسيدن محموله به مقصد مورد نظر؛ و
چ
بازار خرده فروشي يا استفاده مورد نظر ۴ ـ در صورت امكان، هر عضو بايد مقرر كند خرده فروشان و توتون كاران، به جز توتون كاران سنتي كه فعاليت آنها جنبه تجاري ندارد، بخواهد كه سوابق دقيق و كامل تمام معاملات مربوطي كه انجام داده اند را طبق قوانين ملي نگاه دارند. ۵ ـ از نظر اجراي بند (۱)، هر عضو اقدامات مؤثر قانوني، اجرائي، اداري يا ساير اقداماتي را اتخاذ خواهد كرد تا مقرر نمايد تا تمامي سوابق:
الف
براي دست كم چهار سال حفظ مي شوند.
ب
در دسترس مقامهاي صلاحيتدار قرار مي گيرند؛ و
پ
به شكلي حفظ مي شوند كه مقامهاي صلاحيتدار مقرر كرده اند. ۶ ـ هر عضو با رعايت قوانين ملي و در صورت اقتضاء سامانه اي را براي اشتراك گذاري جزئيات موجود در تمامي سوابق نگهداري شده طبق اين ماده با ديگر اعضاء ايجاد خواهد كرد. ۷ ـ اعضاء خواهند كوشيد جهت اشتراك گذاري تدريجي و توسعه نظام هاي بهبوديافته حفظ سوابق با يكديگر و سازمان هاي صلاحيتدار بين المللي همكاري كنند.