چون يكي از وظايف عمده اداره ولايتي نظارت آن اداره است نسبت بدواير جزو حكومتي تا آنكه امور قرين كمال انتظام و ترتيب بوده بسرعت تسويه شود لهذا خود اداره بايد سرمشق نظم و ترتيب از براي دواير جزو باشد تمام نوشتجات وارده بايد در دفاتر وارده كه در شعبة عمومي دفترخانه است با قيد تاريخ ورود فهرست شده بشعبات منقسم شود و مدير هر شعبه مراقبت نمايد كه امور راجعة بشعبه خودش از جريان طبيعي باز نماند براي نيل باين مقصود كارها را بايد بدو قسمت منقسم نمود كارهاي فوري كه مقدم بر كارهاي عاديست و بعد از فهرست دركتابچههاي وارده فوراً براي اقدام با علامت فوري بودن آن بشعبه لازمه داده ميشود و كارهاي عادي كه بعد از ثبت در دفاتر وارده نيز بشعبه لازمه داده ميشود ولي تسويه آن امور بنوبت و ترتيب تاريخ ورود آن امور بشعبة عمومي دفتر خانه است اقدام در امور عاديه در شعبه لازمه نبايد بيش ازسه روز طول بكشد ولي اجزاي هر شعبه بايد سعي نمايند كه زودتر از اين موعد امور تسويه شود.
ماده 178
از قانون تشكيل ايالات و ولايات و دستورالعمل حكام — مصوب 1286/09/26