احكام و مصوبات بيست و چهارمين كنگره اتحاديه جهاني پست (upu) منعقد شده به تاريخ ۲۱ مرداد ۱۳۸۷ هجري شمسي مطابق با ۱۲ آگوست ۲۰۰۸ ميلادي در ژنو، به شرح زير تصويب و اجازه تسليم اسناد آن داده مي شود: ۱ ـ هشتمين تشريفات (پروتكل) الحاقي به اساسنامه اتحاديه پستي جهاني مشتمل بر (10) ماده ۲ ـ اولين تشريفات (پروتكل) الحاقي به آيين نامه عمومي اتحاديه پستي جهاني مشتمل بر (۲۶) ماده ۳ ـ كنوانسيون پستي جهاني مشتمل بر (۳۷) ماده ۴ ـ تشريفات (پروتكل) نهائي كنوانسيون پستي جهاني مشتمل بر (۱۵) ماده ۵ ـ موافقتنامه سرويسهاي پرداخت پستي مشتمل بر (28) ماده ۶ ـ اساسنامه اتحاديه پستي جهاني مشتمل بر (۳۳) ماده ۷ ـ آيين نامه عمومي اتحاديه پستي جهاني مشتمل بر (۳۵) ماده
تبصره ۱
از تاريخ لازم الاجراء شدن اين قانون، قانون تصويب احكام و مصوبات بيست و سومين كنگره اتحاديه جهاني پست منعقد شده در بخارست سال ۲۰۰۴ ميلادي مصوب ۶/ ۵ /۱۳۸۷ ملغي مي گردد.
تبصره ۲
درمورد ارجاع به داوري موضوع ماده (8) هشتمين تشريفات (پروتكل) الحاقي به اساسنامه اتحاديه پستي جهاني، ماده (۲۳) اولين تشريفات (پروتكل) الحاقي به آيين نامه عمومي اتحاديه پستي جهاني، ماده (32) اساسنامه اتحاديه پستي جهاني و ماده (۱۳۲) آيين نامه عمومي آن، رعايت اصل يكصد و سي و نهم (۱۳۹) قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران الزامي است. هشتمين تشريفات (پروتكل) الحاقي به اساسنامه اتحاديه پستي جهاني نمايندگان تام الاختيار دولتهاي كشورهاي عضو اتحاديه پستي جهاني با توجه به بند (۲) ماده (۳۰) اساسنامه اتحاديه پستي جهاني مصوب دهم جولاي ۱۹۶۴ ميلادي (۱۹تير ۱۳۴۳هجري شمسي) در وين، اصلاحات زير را منوط به تنفيذ، تصويب كردند. ماده اول (ماده ۱ مكرر اصلاح شده) تعاريف ۱ ـ در احكام اتحاديه پستي جهاني، عبارات زير به اين شرح تعريف مي شوند: ۱ ـ۱ سرويس پستي: تمامي سرويسهاي پستي كه گستره ارائه آنها توسط نهادهاي اتحاديه تعيين مي شوند. تعهدات اصلي سرويسهاي پستي: تأمين اهداف خاص اجتماعي و اقتصادي كشورهاي عضو از طريق تضمين جمع آوري، تجزيه، ارسال و توزيع مرسولات پستي ۲ ـ ۱ كشور عضو: كشوري كه واجد شرايط مندرج درماده (2) اساسنامه است. ۳ ـ ۱ قلمرو پستي واحد: تعهد طرفهاي متعاهد احكام اتحاديه به تأمين مبادله متقابل پست نامه ها، شامل آزادي عبور (ترانزيت) و رفتار يكسان و بدون تبعيض با مرسولات پستي عبور (ترانزيت) ساير كشورها همانند مرسولات پستي خود ۴ ـ۱ آزادي عبور (ترانزيت): تعهد يك كشور عضو واسطه براي تضمين حمل مرسولات پستي عبور (ترانزيت) تحويلي به آن براي عبور (ترانزيت) به كشور عضو ديگر و رفتار مشابه با اين مرسولات همانند مرسولات داخله خود ۵ ـ ۱ پست نامه: اقلام مشروح در كنوانسيون ۶ ـ۱ سرويس پستي بين الملل: عمليات يا سرويسهاي پستي كه قوانين اتحاديه حاكم بر آنها هستند؛ مجموعه اين عمليات يا سرويسها ۷ ـ۱ مجري منتخب: نهاد دولتي يا غيردولتي كه توسط كشور عضو براي انجام خدمات پستي و تكاليف ناشي از احكام اتحاديه در قلمرو خود انتخاب شده است. ۸ ـ۱ حق الشرط: تبصره عدم تعهد كه از طريق آن، كشور عضوي، عدم شمول يا تعديل اثر حقوقي يك بـند از احكام اتحاديه، به غير از اساسنامه و آيين نامه عمومي، در مورد خود را بيان مي دارد. حق الشرطها نبايد با ماهيت و هدف اتحاديه كه در ديباچه ماده (۱) اساسنامه تعريف شده، منافات داشته باشند. حق الشرط بايد توجيه مناسب داشته و توسط اكثريت لازم براي تصويب قانون مربوط، تأييد شده و در تشريفات (پروتكل) نهائي گنجانده شود. ماده دوم (ماده 4 اصلاح شده) روابط خاص كشورهاي عضوي كه مجريان منتخب آنها، به قلمروهايي خارج از اتحاديه خدمتي ارائه مي دهند، موظفند به عنوان واسط براي ساير كشورهاي عضو عمل كنند. مقررات كنوانسيون و آيين نامه هاي آن در مورد اين روابط خاص قابل اعمال هستند. ماده سوم (ماده ۸ اصلاح شده) اتحاديه هاي محدود ـ موافقتنامه هاي خاص 1 ـ كشورهاي عضو يا مجريان منتخب آنها، اگر قوانين كشورهاي عضو آنها اجازه دهد، مي توانند اتحاديه هاي محدود تأسيس و موافقتنامه هاي خاص در ارتباط با سرويس پستي بين الملل منعقد كنند، مشروط بر آن كه اين موافقتنامه ها هيچ گاه مقرراتي را تعيين نكنند كه نسبت به احكام اتحاديه كه به امضاء آنها رسيده است، منفعت كمتري براي عموم داشته باشند. ۲ ـ اتحاديه هاي محدود مي توانند ناظريني به كنگره ها، همايشها و نشستهاي اتحاديه، شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي اعزام كنند. ۳ ـ اتحاديه مي تواند ناظريني به كنگره ها، همايشها و نشستهاي اتحاديه هاي محدود اعزام كند. ماده چهارم (ماده ۱۱ اصلاح شده) رويه هاي الحاق يا پذيرفته شدن در اتحاديه ۱ ـ هر عضو سازمان ملل مي تواند به اتحاديه ملحق شود. ۲ ـ همه كشورهاي مستقل غير عضو سازمان ملل مي توانند درخواست پذيرفته شدن به عنوان كشور عضو اتحاديه را مطرح كنند. ۳ ـ الحاق يا درخواست پذيرفته شدن در اتحاديه بايد شامل اعلام رسمي الحاق به اساسنامه و احكام الزام آور اتحاديه باشد. اين درخواست توسط دولت كشور متبوع به مديركل دفتر بين الملل تسليم مي شود و متعاقباً مديركل دفتر بين الملل، الحاق را اعلام كرده يا با كشورهاي عضو در مورد درخواست پذيرفته شدن مشورت مي كند. ۴ ـ كشورهاي غيرعضو سازمان ملل در صورتي به عنوان كشور عضو پذيرفته مي شوند كه درخواستشان به تأييد حداقل دوسوم كشورهاي عضو اتحاديه برسد. كشورهاي عضوي كه ظرف چهار ماه از تاريخ رايزني اعلام نظر نكنند، ممتنع محسوب مي شوند. ۵ ـ الحاق يا پذيرفته شدن به عنوان عضو، توسط مديركل دفتر بين الملل به دولتهاي كشورهاي عضو ابلاغ و شروع عضويت از تاريخ ابلاغ مزبور خواهد بود. ماده پنجم (ماده ۲۲ اصلاح شده) احكام اتحاديه ۱ ـ اساسنامه قانون پايه اتحاديه و حاوي قواعد بنيادين آن است و مشمول حق الشرط نمي شود. ۲ ـ آيين نامه عمومي شامل مقرراتي است كه اعمال اساسنامه و كاركرد اتحاديه را تضمين مي كند. رعايت آنها براي كليه كشورهاي عضو الزامي است و مشمول حق الشرط نمي شود. ۳ ـ كنوانسيون پستي جهاني، آيين نامه پست نامه ها و آيين نامه بسته هاي (امانات) پستي دربرگيرنده قواعد حاكم بر سرويس پست بين الملل و مقررات مربوط به سرويسهاي پست نامه ها و بسته هاي (امانات) پستي هستند. رعايت احكام مذكور براي همه كشورهاي عضو الزامي است. كشورهاي عضو تضمين مي كنند مجريان منتخب آنها، تكاليف ناشي از كنوانسيون و آيين نامه ها را برآورده مي سازند. ۴ ـ موافقتنامه هاي اتحاديه و آيين نامه هاي آنها حاكم بر خدماتي (به جز پست نامه ها و بسته هاي پستي) ميان كشورهاي عضو امضاء كننده آنهاست. رعايت آنها فقط براي كشورهاي عضو امضاء كننده الزامي است. كشورهاي امضاء كننده تضمين مي كنند كه مجريان منتخب آنها، تكاليف ناشي از اين موافقتنامه ها و آيين نامه هاي آنها را برآورده مي سازند. ۵ ـ آيين نامه ها حاوي قواعد پياده سازي كنوانسيون و موافقتنامه ها هستند و توسط شوراي عمليات پستي با لحاظ تصميمات كنگره تدوين مي شوند. 6 ـ تشريفات (پروتكل) هاي نهائي منضم به احكام اتحاديه، مذكور در بندهاي (3)، (4) و (5) حاوي حق الشرط هاي احكام هستند. ماده ششم (ماده ۲۵ اصلاح شده) -امضاء ، تصديق، تنفيذ و ساير شكلهاي تصويب احكام اتحاديه ۱ ـ احكام مصوب كنگره، توسط نمايندگان تام الاختيار كشورهاي عضو امضاء مي شوند. ۲ ـ آيين نامه ها توسط رئيس و دبيركل شوراي عمليات پستي تصديق مي شوند. ۳ ـ اساسنامه در كوتاهترين زمان ممكن توسط كشورهاي امضاء كننده تنفيذ مي شود. ۴ ـ به جز اساسنامه، تصويب احكام اتحاديه تابع قانون اساسي هر كشور امضاء كننده است. ۵ ـ عدم تنفيذ اساسنامه يا عدم تصويب ساير احكام امضاء شده توسط يك كشور عضو، از اعتبار آنها نزد ديگر كشورهاي عضوي كه آنها تنفيذ يا تصويب كرده اند، نمي كاهد. ماده هفتم (ماده ۲۹ اصلاح شده) ارائه پيشنهادها ۱ ـ هر كشور عضو حق دارد پيشنهادهاي مرتبط با احكامي كه آنها را امضاء كرده است، به كنگره يا در فاصله بين كنگره ها ارائه كند. ۲ ـ پيشنهادهاي مربوط به اساسنامه و آيين نامه عمومي بايد فقط به كنگرهها تسليم شوند. ۳ ـ پيشنهادهاي مربوط به آيين نامه ها به طور مستقيم به شوراي عمليات پستي تسليم مي شوند اما ابتداء بايد توسط دفتر بين الملل براي كشورهاي عضو و همه مجريان منتخب ارسال شوند. ماده هشتم (ماده ۳۲ اصلاح شده) داوري درصورت بروز اختلاف بين دو يا چند كشور عضو در مورد تفسير احكام اتحاديه يا مسؤوليت كشورهاي عضو در قبال كاربرد آن احكام، موضوع مورد دعوي از طريق داوري حل مي شود. ماده نهم پيوستن به تشريفات (پروتكل) الحاقي و ساير احكام اتحاديه ۱ ـ كشورهاي عضوي كه اين تشريفات (پروتكل) را امضاء نكرده اند، مي توانند در هر زمان به آن ملحق شوند. ۲ ـ كشورهاي عضو متعاهد به احكام تجديد شده اتحاديه كه آنها را امضاء نكرده اند، بايد در اسرع وقت به آنها ملحق شوند. ۳ ـ اسناد الحاق مربوط به موارد مندرج در بندهاي (1) و (۲) بايد به مديركل دفتر بين الملل ارسال شود و نامبرده مراتب را به اطلاع دولتهاي كشورهاي عضو مي رساند. ماده دهم تاريخ اجراء و مدت اعتبار تشريفات (پروتكل) الحاقي به اساسنامه اتحاديه پستي جهاني اين تشريفات (پروتكل) الحاقي از تاريخ اول ژانويه ۲۰۱۰ ميلادي (۱۱ دي ماه ۱۳۸۸ هجري شمسي) به اجراء درآمده و مدت اعتبار آن نامحدود است. در تأييد موارد فوق، نمايندگان تام الاختيار دولتهاي كشورهاي عضو اتحاديه، اين تشريفات (پروتكل) الحاقي كه از لحاظ تاريخ اجراء و مدت اعتبار، مانند خود اساسنامه است را در يك نسخه اصلي امضاء كردند كه به مديركل دفتر بين الملل سپرده شده و تصوير آن توسط دفتر بين الملل اتحاديه پستي جهاني به هر يك از طرفهاي متعاهد ارسال مي شود. منعقده در ۱۲ آگوست ۲۰۰۸ (22 مرداد ۱۳۸۷)، ژنو اولين پروتكل الحاقي به آيين نامه عمومي اتحاديه پستي جهاني (منسوخه 10ˏ11ˏ1395) نمايندگان تام الاختيار دولت هاي كشورهاي عضو اتحاديه پستي جهاني، حاضر در كنگره ژنو، با توجه به بند (۲) ماده(22) اساسنامه اتحاديه پستي جهاني مصوب دهم جولاي ۱۹۶۴ ميلادي (۱۹ تير ۱۳۴۳ هجري شمسي) در وين، به اتفاق آراء و به استناد بند (۴) ماده (۲۵) اساسنامه، اصلاحات زير در آيين نامه عمومي را تصويب كردند. ماده اول (ماده ۱۰۱ مكرر) وظايف كنگره ۱ ـ كنگره بر اساس پيشنهادهاي كشورهاي عضو، شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي، داراي وظايف زير است: ۱ ـ۱ تعيين خط مشي هاي كلي نيل به ماهيت و هدف اتحاديه كه در ديباچه و ماده (۱) اساسنامه آمده است. 2 ـ۱ بررسي و در صورت اقتضاء، تصويب پيشنهادهاي اصلاح اساسنامه، آيين نامه عمومي، كنوانسيون و موافقتنامه ها كه توسط كشورهاي عضو، شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي طبق ماده (۲۹) اساسنامه و ماده (122) آيين نامه عمومي ارائه شده اند. ۳ ـ۱ تعيين تاريخ اجراي احكام اتحاديه ۴ ـ۱ تصويب آيين نامه داخلي كنگره و اصلاحات آن ۵ ـ۱ بررسي گزارش جامع فعاليت شوراي راهبري، شوراي عمليات پستي و كميته مشورتي از زمان كنگره قبلي تا كنگره جديد كه از سوي نهادهاي مربوط طبق مواد (۱۰۳)، (۱۰۵) و (107) آيين نامه عمومي ارائه شده اند. ۶ ـ۱ تصويب استراتژي اتحاديه ۷ ـ۱ تثبيت سقف مخارج اتحاديه طبق ماده (۱۲۱) اساسنامه ۸ ـ۱ انتخاب كشورهاي عضو شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي ۹ ـ۱ انتخاب مديركل و معاون مديركل 10 ـ۱ تثبيت سقف هزينه هاي تهيه اسناد به زبانهاي آلماني، چيني، پرتغالي و روسي كه بر عهده اتحاديه است. ۲ ـ كنگره به عنوان نهاد عالي اتحاديه، به ساير مسائل مشابه فوق الذكر سرويسهاي پستي رسيدگي مي كند. ماده دوم (ماده ۱۰۲ اصلاح شده) تركيب، كاركرد و جلسات شوراي راهبري ۱ ـ شوراي راهبري متشكل از چهل و يك كشور عضو است كه در فاصله بين دو كنگره متوالي انجام وظيفه مي كنند. ۲ ـ رياست شوراي راهبري قاعدتاً به كشور عضو ميزبان كنگره واگذار مي شود. اگر اين كشور عضو از حق خود صرفنظر كند، فقط به يك عضو رسمي و صاحب رأي تبديل شده و در نتيجه، گروه جغرافيايي كه كشور مذكور به آن تعلق دارد، يك كرسي اضافي در اختيار خواهد داشت كه محدوديتهاي مندرج در بند (۳) در مورد آن اعمال نمي شود. در اين حالت، شوراي راهبري يكي از كشورهاي عضو واقع در منطقه جغرافيايي كشور عضو ميزبان كنگره را به رياست انتخاب مي كند. ۳ ـ چهل عضو ديگر شوراي راهبري بر اساس يك تقسيم بندي عادلانه جغرافيايي و توسط كنگره انتخاب مي شوند. در هر كنگره بايد حداقل نصف اعضاء جايگزين شوند و هيچ كشور عضوي نمي تواند در سه كنگره متوالي انتخاب شود. ۴ ـ هر عضو شوراي راهبري نماينده ذي صلاح خود در امور پستي را تعيين مي كند. ۵ ـ به اعضاء شوراي راهبري بابت عضويت در اين شورا، حقوقي پرداخت نمي شود و هزينه هاي عملياتي اين شورا بر عهده اتحاديه است. ۶ ـ شوراي راهبري عهده دار وظايف زير است: ۱ ـ۶ نظارت بر فعاليتهاي اتحاديه بين دو كنگره براي حصول اطمينان از مطابقت با تصميمات كنگره، بررسي مسائل مرتبط با خط مشي هاي دولتي در زمينه موضوعات پستي و پيشرفتهاي سياستگذاري بين المللي نظير موضوعات مربوط به تجارت در خدمات و رقابت ۲ ـ۶ بررسي و تصويب هرگونه اقدام لازم براي حفظ و ارتقاء كيفيت و نوين سازي سرويس پستي بين الملل، در چهارچوب اختيارات خود ۳ ـ۶ ترغيب، هماهنگي و نظارت بر همه نوع كمكهاي فني پستي در چهارچوب همكاري فني بين المللي ۴ ـ۶ بررسي و تصويب برنامه و بودجه دوسالانه و حسابهاي اتحاديه ۵ ـ۶ در صورت لزوم، صدور مجوز افزايش سقف مخارج، طبق بندهاي (3) تا (5) ماده (۱۲۸) ۶ ـ۶ تدوين آيين نامه مالي اتحاديه ۷ ـ۶ تدوين قواعد حاكم بر صندوق ذخيره ۸ ـ۶ تدوين قواعد حاكم بر صندوق ويژه ۹ ـ۶ تدوين قواعد حاكم بر صندوق فعاليتهاي ويژه ۱۰ ـ۶ تدوين قواعد حاكم بر صندوق داوطلبانه ۱۱ ـ۶ نظارت بر فعاليت دفتر بين الملل ۱۲ ـ۶ در صورت درخواست، صدور مجوز انتخاب رده قدرالسهم پايين تر، طبق شرايط مندرج در بند (6) ماده (۱۳۰) ۱۳ ـ۶ صدور مجوز تغيير گروه جغرافيايي، به درخواست كشور عضو، با در نظر گرفتن ديدگاههاي كشورهاي عضو گروههاي جغرافيايي ذي ربط ۱۴ ـ۶ تدوين آيين نامه كاركنان و شرايط خدمت كاركنان منتخب ۱۵ ـ۶ ايجاد يا حذف پستهاي سازماني دفتر بين الملل با در نظر گرفتن محدوديتهاي ناشي از سقف تثبيت شده مخارج ۱۶ ـ۶ تدوين آيين نامه صندوق اجتماعي ۱۷ ـ۶ تصويب گزارش دوسالانه درباره عملكرد اتحاديه و نيز گزارشهاي دوسالانه عملكرد مالي اتحاديه، تهيه شده توسط دفتر بين الملل و در صورت لزوم، ارائه يادداشتهايي درباره آنها ۱۸ ـ۶ تصميم گيري در مورد برقراري تماس با كشورهاي عضو در مورد انجام وظايف محوله ۱۹ ـ۶ پس از مشورت با شوراي عمليات پستي، تصميم گيري در مورد برقراري تماس با سازمانهاي ناظر غير رسمي، بررسي و تصويب گزارشهاي دفتر بين الملل در مورد روابط اتحاديه پستي جهاني با ساير نهادهاي بين المللي و تصميم گيري مقتضي در خصوص برقراري اين روابط و اقدامات مربوط؛ پس از مشورت با شوراي عمليات پستي و دبيركل، تعيين سازمانهاي بين المللي، انجمنها، شركتها و افراد واجد شرايطي كه قرار است حسب تمايل اتحاديه يا كار كنگره، از آنها براي حضور در نشستهاي ويژه كنگره و كميته هاي آن دعوت شود و دستور به مديركل دفتر بين الملل براي صدور دعوتنامه هاي لازم ۲۰ ـ۶ در صورت لزوم، تدوين اصولي براي شوراي عمليات پستي به منظور در نظر گرفتن آن اصول براي بررسي مسائل داراي پيامدهاي مالي عمده (نرخ ها، حقوق ترمينال، هزينه هاي عبور (ترانزيت)، نرخهاي پايه حمل هوايي و پست كردن مرسولات پست نامه در خارج از كشور)، پيگيري دقيق اين مسائل و بازنگري و تصويب پيشنهادهاي شوراي عمليات پستي مرتبط با اين مسائل به منظور انطباق با اصول ياد شده ۲۱ ـ۶ بررسي مسائل اداري، قانوني و حقوقي مرتبط با اتحاديه يا سرويس پستي بين الملل، بنا به درخواست كنگره، شوراي عمليات پستي يا كشورهاي عضو؛ تصميم گيري در مورد انجام مطالعات درخواستي توسط كشورهاي عضو در زمينه هاي ياد شده در فاصله بين دو كنگره به عهده شوراي راهبري است. ۲۲ ـ۶ تنظيم پيشنهادهايي براي ارائه به كنگره يا كشورهاي عضو جهت تصويب، طبق ماده (۱۲۵) ۲۳ ـ۶ در صورت لزوم و در چهارچوب صلاحيتهاي خود، تصويب توصيه هاي شوراي عمليات پستي براي اتخاذ مقررات يا رويه اي جديد تا زماني كه كنگره در مورد آن تصميم بگيرد. ۲۴ ـ۶ بررسي گزارش سالانه تهيه شده توسط شوراي عمليات پستي و پيشنهادهاي ارائه شده توسط آن شورا ۲۵ ـ۶ ارائه موضوعات مطالعاتي به شوراي عمليات پستي براي بررسي، طبق بندهاي (۹) تا (16) ماده (۱۰۴) ۲۶ ـ۶ تعيين كشور عضو ميزبان كنگره، در حالت مندرج در بند (۴) ماده (۱۰۴) ۲۷ ـ۶ تعيين به موقع تعداد كميته هاي لازم براي انجام امور كنگره و مشخص كردن وظايف آنها پس از مشورت با شوراي عمليات پستي ۲۸ ـ۶ پس از مشورت با شوراي عمليات پستي و منوط به تصويب كنگره، انتخاب كشورهاي عضو براي: ـ به عهده گرفتن سمتهاي معاونت كنگره و رئيس و معاون كميته ها با در نظر گرفتن حداكثر توزيع متناسب جغرافيايي كشورهاي عضو و - عضويت در كميته هاي محدود كنگره ۲۹ ـ۶ بازبيني و تصويب پيش نويس راهبرد اتحاديه با مشورت شوراي عمليات پستي براي ارائه به كنگره ۳۰ ـ۶ تصويب گزارش چهارسالانه در مورد عملكرد كشورهاي عضو در زمينه اجراي راهبرد اتحاديه مصوب كنگره قبلي براي ارائه به كنگره بعدي كه توسط دفتر بين الملل و با مشورت شوراي عمليات پستي تهيه شده است. ۳۱ ـ۶ ايجاد چهارچوب سازماني كميته مشورتي و تأييد سازمان كميته مشورتي طبق ماده (106) ۳۲ ـ۶ تعيين معيارهاي عضويت در كميته مشورتي و قبول يا رد درخواستهاي عضويت مطابق با معيارهاي مذكور، با حصول اطمينان از اين كه رسيدگي به درخواستها طي فرآيندي سريع بين دو نشست شوراي راهبري صورت مي پذيرد. ۳۳ ـ۶ تعيين آن دسته از اعضاء شوراي راهبري كه به عنوان عضو كميته مشورتي خدمت خواهند كرد. ۳۴ ـ۶ دريافت و بحث درباره گزارشها و توصيه هاي كميته مشورتي و ملاحظه توصيه هاي كميته مشورتي براي ارائه به كنگره ۷ ـ شوراي راهبري در اولين نشست خود كه توسط رئيس كنگره برگزار مي شود، از ميان اعضاء خود چهار معاون انتخاب و آيين نامه داخلي خود را تدوين مي كند. ۸ ـ شوراي راهبري با فراخوان رئيس خود اصولاً يك بار درسال در مقر اتحاديه تشكيل جلسه مي دهد. ۹ ـ رئيس، معاونان رئيس و رؤساي كميته هاي شوراي راهبري، كميته مديريت را تشكيل مي دهند. اين كميته آماده سازي و هدايت كار جلسات شوراي راهبري را بر عهده دارد. همچنين به نيابت از شوراي راهبري، گزارش دوسالانه تهيه شده توسط دفتر بين الملل درباره فعاليت اتحاديه را تصويب مي كند و ساير وظايف محوله بنا به تصميم شوراي راهبري يا مواردي كه در فرآيند برنامه ريزي راهبردي ضرورت مي يابد را به عهده مي گيرد. ۱۰ ـ هزينه سفر نمايندگان هر يك از اعضاء شوراي راهبري كه در جلسات اين شورا شركت مي كنند، به عهده كشور عضو متبوع آنها است. اما نمايندگان كشورهاي عضوي كه طبق فهرست تهيه شده توسط سازمان ملل در رده كشورهاي در حال توسعه و كمترتوسعه يافته طبقه بندي شده اند و در جلسات اين شورا، به جز جلساتي كه هنگام برگزاري كنگره تشكيل مي شوند، شركت مي كنند، حق دريافت مبلغ يك بليط درجه دو رفت و برگشت هواپيما يا يك بليط درجه يك رفت و برگشت قطار يا مبلغ سفر با هر وسيله ديگر، به شرطي كه مبلغ آن از بهاي يك بليط درجه دو رفت و برگشت هواپيما بيشتر نشود را دارند. همين اعتبار به هر يك از اعضاء كميته ها، كارگروهها و امثالهم كه خارج از كنگره و جلسات شوراي راهبري تشكيل مي شوند، در نظر گرفته مي شود. ۱۱ ـ اگر در دستور كار، موضوعاتي مربوط به شوراي عمليات پستي وجود داشته باشد، رئيس شوراي عمليات پستي در جلسات شوراي راهبري شركت مي كند. ۱۲ ـ اگر در دستور كار شوراي راهبري، موضوعاتي مربوط به كميته مشورتي وجود داشته باشد، رئيس اين كميته در جلسات شوراي راهبري شركت مي كند. ۱۳ ـ شوراي عمليات پستي مي تواند به منظور حصول اطمينان از ارتباط كاري مؤثر با شوراي راهبري، نمايندگاني را براي شركت در جلسات شوراي راهبري به عنوان ناظر تعيين كند. ۱۴ ـ از كشور عضوي كه شوراي راهبري در آن تشكيل جلسه مي دهد، در صورتي كه عضو نباشد، براي شركت در جلسات به عنوان ناظر دعوت مي شود. ۱۵ ـ شوراي راهبري در صورت تمايل مي تواند در جلسات خود، از هر سازمان بين المللي، نمايندگان انجمنها يا مؤسسات يا هر شخص ذي صلاح مرتبط با فعاليت جلسات خود، بدون داشتن حق رأي، دعوت كند. شوراي راهبري مي تواند با همين شرايط، از يك يا چند كشور عضو ذي ربط با موضوعات مطروحه در دستور كار نيز دعوت كند. ۱۶ ـ ناظران زير، در صورت درخواست، مي توانند در جلسات عمومي و نشست هاي كميته هاي شوراي راهبري، بدون حق رأي، شركت كنند: ۱ ـ۱۶ اعضاء شوراي عمليات پستي ۲ ـ۱۶ اعضاء كميته مشورتي ۳ ـ۱۶ سازمانهاي بين الدولي ذي نفع در كار شوراي راهبري ۴ ـ۱۶ ساير كشورهاي عضو اتحاديه ۱۷ ـ شوراي راهبري مي تواند به دلايل تداركاتي، تعداد شركت كنندگان هر ناظر و همچنين حق نطق آنها در مذاكرات را محدود كند. ۱۸ ـ اعضاء شوراي راهبري، حضور فعال در كار شورا دارند. در صورت تمايل ناظران و منوط به حصول اطمينان از رعايت كارايي و اثربخشي كار آنها، مجاز به همكاري در مطالعات هستند. همچنين مي توان از اين كشورها در صورتي كه تجربه يا تخصص آنها در زمينه مورد بحث محرز شده باشد، براي رياست كارگروهها و تيم پروژه ها دعوت كرد. همكاري ناظران، هيچ هزينه اضافه اي براي اتحاديه در بر نخواهد داشت. ۱۹ ـ در شرايط استثنائي، ممكن است ناظران از شركت در يك جلسه يا بخشي از آن منع شده يا در صورتي كه محرمانه بودن موضوع جلسه يا اسناد مربوط اقتضاء كند، حق دريافت مدارك توسط آنها مي تواند محدود شود. اين محدوديت ممكن است به صورت موردي توسط نهاد ذي ربط يا رئيس آن اتخاذ شود. در صورت ارتباط موضوع با شوراي عمليات پستي، موضوعات موردي علاوه بر شوراي راهبري، به شوراي عمليات پستي نيز گزارش مي شود. در صورت نياز، شوراي راهبري مي تواند عندالاقتضاء، محدوديتها را با مشورت شوراي عمليات پستي مورد بازبيني قرار دهد. ماده سوم (ماده ۱۰۳ اصلاح شده) اطلاع رساني فعاليت هاي شوراي راهبري ۱ ـ شوراي راهبري پس از هر جلسه، كشورهاي عضو، مجريان منتخب آنها، اتحاديه هاي محدود و اعضاء كميته مشورتي را از فعاليتهاي خود با ارسال خلاصه اي از گزارش جلسات، قطعنامه ها و تصميمات خود مطلع مي سازد. ۲ ـ شوراي راهبري حداقل دو ماه قبل از افتتاح كنگره، گزارش جامعي از فعاليتهاي خود براي كنگره تهيه كرده و آن را براي كشورهاي عضو، مجريان منتخب آنها و اعضاء كميته مشورتي ارسال مي كند. ماده چهارم (ماده ۱۰۴ اصلاح شده) تركيب، كاركرد و جلسات شوراي عمليات پستي ۱ ـ شوراي عمليات پستي چهل عضو دارد كه در فاصله بين دو كنگره انجام وظيفه مي كنند. ۲ ـ اعضاء شوراي عمليات پستي توسط كنگره و بر اساس يك تقسيم بندي جغرافيايي خاص انتخاب مي شوند. براي كشورهاي عضو در حال توسعه، بيست و چهار كرسي و براي كشورهاي عضو توسعه يافته، شانزده كرسي در نظر گرفته مي شود. حداقل يك سوم از اعضاء در هر كنگره جايگزين مي شوند. ۳ ـ هر يك از اعضاء شوراي عمليات پستي، نماينده خود كه مسؤوليت ارائه سرويسهاي مندرج در احكام اتحاديه را دارد، تعيين مي كند. ۴ ـ به اعضاء شوراي عمليات پستي بابت عضويت در اين شورا، حقوقي پرداخت نمي شود و هزينه هاي عملياتي اين شورا به عهده اتحاديه است. هزينه هاي مسافرت و اقامت نمايندگان كشورهاي عضو شركت كننده در شوراي عمليات پستي به عهده كشورهاي عضو متبوع آنها است. اما نمايندگان كشورهاي عضوي كه بر اساس فهرست تدوين شده توسط سازمان ملل، محروم تلقي شده اند و در جلسات اين شورا، به جز جلساتي كه هنگام برگزاري كنگره تشكيل مي شوند، شركت مي كنند، حق دريافت مبلغ يك بليط درجه دو رفت و برگشت هواپيـما يا يك بليط درجه يك رفت و برگشت قطار يا مبلغ سفر با هر وسيله ديگر، به شرطي كه مبلغ آن از بهاي يك بليط درجه دو رفت و برگشت هواپيما بيشتر نشود را دارند. ۵ ـ شوراي راهبري در اولين نشست خود كه توسط رئيس كنگره برگزار مي شود، از ميان اعضاء خود، يك رئيس، يك معاون و رؤساي كميته ها را انتخاب مي كند. ۶ ـ شوراي عمليات پستي، آيين نامه داخلي خود را تدوين مي كند. ۷ ـ شوراي عمليات پستي اصولاً هر سال در مقر اتحاديه تشكيل جلسه مي دهد. ۸ ـ رئيس، معاون رئيس و رؤساي كميته هاي شوراي عمليات پستي، كميته مديريت را تشكيل مي دهند. اين كميته آماده سازي و هدايت كار جلسات شوراي عمليات پستي را به عهده داشته و كليه وظايف محوله بنا به تصميم شوراي عمليات پستي يا مواردي كه در فرآيند برنامه ريزي راهبردي ضرورت مي يابد را به عهده مي گيرد. ۹ ـ وظايف شوراي عمليات پستي عبارتند از: ۱ ـ ۹ بررسي مهمترين مسائل عملياتي، تجاري، فني و اقتصادي و موضوعات همكاري فني مورد نظر كليه كشورهاي عضو يا مجريان منتخب آنها از جمله مسائل با تبعات مالي عمده (هزينه ها، حقوق ترمينال، هزينه هاي عبور (ترانزيت)، نرخهاي حمل مرسولات هوايي، نرخهاي بسته هاي پستي و پست كردن پست نامه ها در خارج از كشور) و تهيه اطلاعات و ارائه نظرات و توصيه ها براي اقدام در مورد آنها ۲ ـ ۹ بازنگري آيين نامه هاي اتحاديه ظرف شش ماه پس از پايان كنگره، مگر اين كه كنگره تصميم ديگري بگيرد. در صورت نياز فوري، شوراي عمليات پستي مي تواند آيين نامه هاي ياد شده را در جلسات ديگر اصلاح كند. در هر دو حالت، شوراي عمليات پستي در سياستگذاري و اصول اساسي، تابع خط مشي ها و اصول بنيادين شوراي راهبري است. ۳ ـ ۹ هماهنگ سازي اقدامات عملي براي توسعه و بهبود سرويس پستي بين الملل ۴ ـ ۹ انجام هر اقدام لازم براي حفظ و ارتقاء كيفيت و نوين سازي سرويس پست بين الملل، منوط به تصويب شوراي راهبري در چهارچوب صلاحيت آن ۵ ـ ۹ تدوين پيشنهادهايي كه طبق ماده (۱۲۵) براي تصويب به كنگره يا كشورهاي عضو ارائه مي شوند. در مورد پيشنهادهايي كه در چهارچوب صلاحيت شوراي راهبري قرار مي گيرند، تصويب اين شورا نيز ضروري است. ۶ ـ ۹ در صورت درخواست يك كشور عضو، بررسي هر پيشنهادي كه طبق ماده (۱۲۴) توسط آن كشور عضو به دفتر بين الملل ارسال شده است، اظهار نظر درباره آن و دستور به دفتر بين الملل براي ضميمه كردن اين نظرات به پيشنهاد مربوط قبل از ارسال آن براي تصويب كشورهاي عضو ۷ ـ ۹ در صورت لزوم و در موارد مقتضي و پس از تصويب شوراي راهبري و مشورت با كليه كشورهاي عضو، توصيه اتخاذ قوانين يا رويه اي جديد تا زماني كه كنگره درباره آن تصميم بگيرد. ۸ ـ ۹ تهيه و انتشار استانداردهاي فني، عملياتي و ساير فرآيندها در حيطه صلاحيت خود در صورتي كه وحدت رويه ضروري باشد، در قالب توصيه به كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها. اين شورا در صورت لزوم، اصلاحيه استانداردهايي را كه قبلاً تعيين نموده است به روش مشابه منتشر مي كند. ۹ ـ ۹ ارائه اطلاعات به شوراي راهبري براي تدوين پيش نويس راهبرد اتحاديه براي ارائه به كنگره ۱۰ ـ ۹ تصويب آن بخشهايي از گزارش دوسالانه فعاليت اتحاديه كه توسط دفتر بين الملل در خصوص مسؤوليت ها و وظايف شوراي عمليات پستي تهيه شده است. ۱۱ ـ ۹ تصميم گيري درباره ارتباط با كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها به منظور انجام وظايف خود ۱۲ ـ ۹ بررسي مشكلات آموزشي و حرفه اي مبتلا به كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها و نيز كشورهاي جديد و درحال توسعه ۱۳ ـ ۹ انجام اقدامات لازم براي مطالعه و اشاعه تجارب و پيشرفتهايي در زمينه هاي فني، عملياتي، اقتصادي و آموزشي حرفه اي مورد علاقه شبكه هاي پستي برخي كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها ۱۴ ـ ۹ بررسي وضعيت فعلي و نيازهاي سرويسهاي پستي در كشورهاي جديد و درحال توسعه و ارائه توصيه هاي مناسب در مورد روشها و ابزار بهبود سرويسهاي پستي در آن كشورها ۱۵ ـ ۹ انجام اقدامات لازم با مشورت شوراي راهبري در فضاي همكاري فني با كليه كشورهاي عضو اتحاديه و مجريان منتخب آنها و به ويژه با كشورهاي جديد و درحال توسعه و مجريان منتخب آنها ۱۶ ـ ۹ بررسي ساير موضوعات ارائه شده به آن از طرف يك عضو شوراي عمليات پستي، از طرف شوراي راهبري يا از طرف كشورهاي عضو يا مجريان منتخب آنها ۱۷ ـ ۹ دريافت و بحث درباره گزارش ها و توصيه هاي كميته مشورتي و بررسي و اظهارنظر در مورد توصيه هاي كميته مشورتي پيرامون موضوعات مرتبط با شوراي عمليات پستي براي ارائه به كنگره ۱۸ ـ ۹ تعيين آن دسته از اعضائي كه به عنوان عضو كميته مشورتي خدمت مي كنند. ۱۰ ـ شوراي عمليات پستي در اولين نشست خود پس از كنگره، بر اساس راهبرد اتحاديه مصوب كنگره و به ويژه بخش مربوط به راهبردهاي نهادهاي دائمي اتحاديه، يك پيش نويس برنامه كار اوليه را كه حاوي تدابيري براي پياده سازي راهبردهاست، تهيه مي كند اين برنامه پايه كه شامل تعداد محدودي پروژه در مورد موضوعات مورد علاقه مشترك است، هر ساله با توجه به واقعيتها و اولويتهاي جديد، بازنگري مي شود. ۱۱ ـ به منظور حصول اطمينان از ارتباط كاري مؤثر بين اين دو نهاد، شوراي راهبري مي تواند نـمايندگاني را به عنوان ناظر براي حضور در جلسات شوراي عمليات پستي تعيين كند. ۱۲ ـ ناظران زير در صورت درخواست، مي توانند بدون حق رأي در جلسات عمومي و جلسات كميته هاي شوراي عمليات پستي شركت كنند: ۱ ـ۱۲ اعضاء شوراي راهبري ۲ ـ۱۲ اعضاء كميته مشورتي ۳ ـ۱۲ سازمانهاي بين الدولي مرتبط با فعاليت شوراي عمليات پستي ۴ ـ۱۲ ساير كشورهاي عضو اتحاديه ۱۳ ـ شوراي عمليات پستي مي تواند به دلايل تداركاتي، تعداد شركت كنندگان ناظر و حق نطق آنها در مذاكرات را محدود كند. ۱۴ ـ اعضاء شوراي عمليات پستي، حضور فعال در كار شورا دارند. در صورت تمايل ناظران و منوط به حصول اطمينان از رعايت كارايي و اثربخشي كار آنها، مجاز به همكاري در مطالعات هستند. همچنين مي توان از اين كشورها در صورتي كه تجربه يا تخصص آنها در زمينه مورد بحث محرز شده باشد، براي رياست كارگروهها و تيم پروژه ها دعوت كرد. همكاري ناظران، هيچ هزينه اضافه اي براي اتحاديه در بر نخواهد داشت. ۱۵ ـ در شرايط استثنائي، ممكن است ناظران از شركت در يك جلسه يا بخشي از آن منع شده يا در صورتي كه محرمانه بودن موضوع جلسه يا اسناد مربوط اقتضاء كند، حق دريافت مدارك توسط آنها مي تواند محدود شود. اين محدوديت ممكن است به صورت موردي توسط نهاد ذي ربط يا رئيس آن اتخاذ شود. موضوعات موردي به شوراي راهبري و در صورت ارتباط موضوع، به شوراي عمليات پستي گزارش مي شود. در صورت نياز، شوراي راهبري مي تواند عندالاقتضاء، محدوديتها را با مشورت شوراي عمليات پستي مورد بازبيني قرار دهد. ۱۶ ـ اگر دستور كار شوراي عمليات پستي حاوي مسائلي مربوط به كميته مشورتي باشد، رئيس اين كميته در جلسات شوراي عمليات پستي شركت مي كند. ۱۷ ـ شوراي عمليات پستي مي تواند از نامبردگان زير براي شركت در جلسات خود، بدون حق رأي، دعوت كند: ۱ ـ۱۷ هر نهاد بين المللي يا هر شخص ذي صلاحي كه شورا مايل به همكاري آن در امور خود است. ۲ ـ۱۷ هر كشور عضوي كه عضو شوراي عمليات پستي نيست. ۳ ـ۱۷ هر انجمن يا مؤسسه اي كه شوراي عمليات پستي مايل به مشورت با آن در ارتباط با فعاليت خود است. ماده پنجم (ماده ۱۰۵ اصلاح شده) اطلاع رساني فعاليتهاي شوراي عمليات پستي ۱ ـ شوراي عمليات پستي پس از هر جلسه، كشورهاي عضو، مجريان منتخب آنها، اتحاديه هاي محدود و اعضاء كميته مشورتي را از فعاليتهاي خود با ارسال خلاصه اي از گزارش جلسات، قطعنامه ها و تصميمات خود مطلع مي سازد. ۲ ـ شوراي عمليات پستي يك گزارش سالانه درباره فعاليت خود براي شوراي راهبري تهيه مي كند. ۳ ـ شوراي عمليات پستي حداقل دو ماه قبل از افتتاح كنگره، گزارش جامعي از فعاليتهاي خود براي كنگره تهيه كرده و آن را براي كشورهاي عضو، مجريان منتخب آنها و اعضاء كميته مشورتي ارسال مي كند. ماده ششم (ماده ۱۰۶ اصلاح شده) تركيب، كاركرد و جلسات كميته مشورتي ۱ ـ هدف كميته مشورتي، نماياندن منافع بخش گسترده تري از پست بين الملل و ارائه چهارچوبي براي گفتگوي مؤثر بين ذي نفعان است. اين كميته متشكل از سازمانهاي غيردولتي نماينده مشتريان، ارائه كنندگان سرويس توزيع، سازمانهاي كارگري، تأمين كنندگان كالا و خدمات براي بخش سرويسهاي پستي و سازمانهاي خصوصي و شركتهاي علاقمند به مشاركت در مأموريت و اهداف اتحاديه مي باشد. در صورت ثبت چنين سازمانهايي، آنها بايد در يك كشور عضو به ثبت رسيده باشند. شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي اعضاء خود در كميته مشورتي را تعيين مي كنند. به غير از اعضاء تعيين شده توسط اين دو شورا، عضويت در كميته مشورتي از طريق فرآيند درخواست و پذيرش تعريف شده توسط شوراي راهبري، طبق بند (۳۱ ـ ۶) ماده (۱۰۲) انجام مي شود. ۲ ـ هر عضو كميته مشورتي نماينده خود را تعيين مي كند. ۳ ـ هزينه هاي عملياتي كميته مشورتي طبق محاسبه شوراي راهبري، بين اتحاديه و اعضاء كميته تقسيم مي شود. ۴ ـ اعضاء كميته مشورتي هيچ حق الزحمه يا حقوقي دريافت نمي كنند. ۵ ـ كميته مشورتي پس از هر كنگره و طبق چهارچوب تعيين شده توسط شوراي راهبري تجديد سازمان مي كند. رئيس شوراي راهبري، رياست جلسه سازماندهي كميته مشورتي كه رئيس خود را در آن جلسه انتخاب مي كند، به عهده دارد. ۶ ـ كميته مشورتي تشكيلات و آيين نامه داخلي خود را با در نظر گرفتن اصول كلي اتحاديه و منوط به تأييد شوراي راهبري پس از مشورت با شوراي عمليات پستي تدوين مي كند. ۷ ـ كميته مشورتي دوبار در سال تشكيل جلسه مي دهد. در اصل، نشستهاي آن در مقر اتحاديه و همزمان با نشستهاي شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي برگزار مي شود. زمان و مكان هر نشست توسط رئيس كميته مشورتي با موافقت رؤساي شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي و مديركل دفتر بين الملل تثبيت مي شود. ۸ ـ كميته مشورتي برنامه خود را در چهارچوب وظايف زير وضع مي كند: ۱ ـ ۸ ـ بررسي اسناد و گزارشهاي شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي در شرايط استثنائي، در صورتي كه محرمانه بودن موضوع جلسه يا اسناد مربوط اقتضاء كند، حق دريافت برخي متون و مدارك مي تواند محدود شود. اين محدوديت ممكن است به صورت موردي توسط نهاد ذي ربط يا رياست آن اتخاذ شود. در صورت ارتباط موضوع با شوراي عمليات پستي، موضوعات موردي علاوه بر شوراي راهبري، به شوراي عمليات پستي نيز گزارش مي شود. در صورت نياز، شوراي راهبري مي تواند عندالاقتضاء، محدوديتها را با مشورت شوراي عمليات پستي مورد بازبيني قرار دهد. ۲ ـ ۸ ـ مطالعه و بحث درباره موضوعات مورد نظر اعضاء كميته مشورتي ۳ ـ ۸ ـ بررسي موضوعات اثرگذار بر بخش سرويسهاي پستي و انتشار گزارش در مورد اين موضوعات ۴ ـ ۸ ـ ارائه اطلاعات براي فعاليت شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي شامل ارائه گزارشها و توصيه ها و اظهار نظر بنا به درخواست آن دو شورا ۵ ـ ۸ ـ ارائه توصيه هايي به كنگره منوط به تصويب شوراي راهبري، و اگر موضوع مربوط به شوراي عمليات پستي باشد، منوط به بررسي و اعلام نظر شوراي عمليات پستي ۹ ـ اگر دستور كار جلسات كميته مشورتي شامل موضوعاتي مربوط به شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي باشد، رؤساي اين دو شورا در جلسات كميته مشورتي حضور مي يابند. ۱۰ ـ كميته مشورتي مي تواند به منظور حصول اطمينان از ارتباط كاري مؤثر با نهادهاي اتحاديه، نمايندگاني را به عنوان ناظر و بدون حق رأي براي حضور در جلسات كنگره، شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي و كميته هاي آنها تعيين كند. ۱۱ ـ اعضاء كميته مشورتي در صورت درخواست مي توانند طبق بند(16) ماده (102) و بند (12) ماده (104) در جلسات عمومي و جلسات كميته هاي شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي حضور يابند. آنها همچنين مي توانند تحت شرايط مندرج در بند (18) ماده (102) و بند (14) ماده (104) در فعاليت تيم پروژه ها و كارگروهها مشاركت كنند. اعضاء كميته مشورتي مي توانند به عنوان ناظر و بدون حق رأي در كنگره حضور يابند. ۱۲ ـ ناظران زير در صورت درخواست مي توانند بدون حق رأي در جلسات كميته مشورتي شركت كنند: ۱ ـ۱۲ـ اعضاء شوراي عمليات پستي و شوراي راهبري ۲ ـ۱۲ـ سازمانهاي بين الدولي علاقمند به كار كميته مشورتي ۳ ـ۱۲ـ اتحاديه هاي محدود ۴ ـ۱۲ـ ساير كشورهاي عضو اتحاديه ۱۳ ـ كميته مشورتي مي تواند به دلايل تداركاتي، تعداد شركت كنندگان هر ناظر و همچنين حق نطق آنها در مذاكرات را محدود كند. ۱۴ ـ در شرايط استثنائي، ممكن است ناظران از شركت در يك جلسه يا بخشي از آن منع شده يا در صورتي كه محرمانه بودن موضوع جلسه يا اسناد مربوط اقتضاء كند، حق دريافت مدارك توسط آنها مي تواند محدود شود. اين محدوديت ممكن است به صورت موردي توسط نهاد ذي ربط يا رئيس آن اتخاذ شود. موضوعات موردي به شوراي راهبري و در صورت ارتباط موضوع، به شوراي عمليات پستي گزارش مي شود. در صورت نياز، شوراي راهبري مي تواند عندالاقتضاء، محدوديتها را با مشورت شوراي عمليات پستي مورد بازبيني قرار دهد. ۱۵ ـ دفتر بين الملل با مسؤوليت مديركل، خدمات دبيرخانه اي براي كميته مشورتي فراهم مي كند. ماده هفتم (ماده ۱۰۷ اصلاح شده) اطلاع رساني فعاليت هاي كميته مشورتي ۱ ـ كميته مشورتي پس از هر جلسه، شوراي راهبري و شوراي عمليات پستي را از فعاليتهاي خود با ارسال خلاصه اي از گزارش جلسات، توصيه ها و نظرات خود به رؤساي اين دو شورا مطلع مي سازد. ۲ ـ كميته مشورتي گزارش عملكرد سالانه اي براي شوراي راهبري و يك نسخه براي شوراي عمليات پستي تهيه مي كند. اين گزارش طبق ماده (103) در اسناد شوراي راهبري درج شده و براي كشورهاي عضو اتحاديه، مجريان منتخب آنها و اتحاديه هاي محدود ارسال مي شود. ۳ ـ كميته مشورتي حداقل دو ماه قبل از افتتاح كنگره، گزارش جامعي از فعاليتهاي خود براي كنگره تهيه كرده و آن را براي كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها ارسال مي كند. ماده هشتم (ماده ۱۱۰ اصلاح شده) زبانهاي مورد استفاده براي اسناد، مباحث و مكاتبات رسمي ۱ ـ براي اسناد اتحاديه از زبانهاي فرانسه، انگليسي، عربي و اسپانيايي استفاده مي شود . از زبانهاي چيني، آلماني، پرتغالي و روسي نيز به شرطي كه فقط مهمترين اسناد پايه به اين زبانها تهيه شده باشند، استفاده مي شود. از ساير زبانها به شرطي كه كشورهاي عضو درخواست كننده همه مخارج مربوط را تقبل كنند نيز مي توان استفاده كرد. ۲ ـ كشور يا كشورهاي عضوي كه زباني غير از زبان رسمي را درخواست كرده اند، يك گروه زباني را تشكيل مي دهند. ۳ ـ اسناد توسط دفتر بين الملل به زبان رسمي و زبانهاي گروههاي زباني، به طور مستقيم يا از طريق دفاتر منطقه اي اين گروهها بر اساس رويه هاي توافق شده با دفتر بين الملل منتشر مي شوند. انتشار اسناد به زبانهاي مختلف طبق يك استاندارد مشترك صورت مي گيرد. ۴ ـ اسنادي كه مستقيماً توسط دفتر بين الملل منتشر مي شوند، حتي الامكان همزمان به زبانهاي مختلف درخواستي توزيع مي شوند. ۵ ـ مكاتبات بين كشورهاي عضو يا مجريان منتخب آنها و دفتر بين الملل و همچنين بين دفتر بين الملل و نهادهاي خارج از اتحاديه مي تواند به هر زباني كه دفتر بين الملل داراي سرويس ترجمه آن زبان است، مبادله شوند. ۶ ـ هزينه هاي ترجمه به هر زبان، شامل هزينه هاي ناشي از اجراي بند (۵) توسط گروه زباني متقاضي آن زبان تأمين مي شوند. كشورهاي عضو استفاده كننده از زبان رسمي، مبلغ ثابتي بابت ترجمه اسناد غيررسمي پرداخت مي كنند كه هر واحد قدرالسهم اين مبلغ، معادل مبلغي است كه كشورهاي عضو استفاده كننده از ديگر زبان كاري دفتر بين الملل مي پردازند. همه هزينه هاي ديگر مربوط به تأمين اسناد توسط اتحاديه تقبل مي شود. سقف هزينه هايي كه توسط كنگره بابت تهيه اسناد به زبانهاي چيني، آلماني، پرتغالي و روسي تقبل مي شود از طريق يك قطعنامه كنگره تثبيت مي شود. ۷ ـ هزينه هاي تقبل شده توسط يك گروه زباني بين اعضاء و متناسب با قدرالسهم آنها در هزينه هاي اتحاديه تقسيم مي شود. اين هزينه ها مي تواند به نحو ديگري بين اعضاء گروه زباني تقسيم شود به شرطي كه كشورهاي عضو مربوط درباره آن توافق كرده و دفتر بين الملل را از طريق سخنگوي گروه از تصميم خود آگاه سازند. ۸ ـ دفتر بين الملل به هر درخواست تغيير در انتخاب زبان توسط يك كشور عضو حداكثر ظرف دو سال ترتيب اثر مي دهد. ۹ ـ براي مذاكرات در جلسات اتحاديه، زبانهاي فرانسه، انگليسي، اسپانيايي و روسي توسط يك سـامانه (سيستم) ترجمه همـزمان ـ با، يا بدون تجهيزات الكترونيك ـ مورد قبول است. تصميم گيري در مورد اين سامانه (سيستم) به عهده سازمان دهندگان جلسه و از طريق مشورت با مديركل دفتر بين الملل و كشورهاي عضو ذي ربط خواهد بود. ۱۰ ـ ساير زبانها براي مذاكرات و جلسات اشاره شده در بند (9) قابل قبول هستند. ۱۱ ـ هيأتهاي نمايندگي استفاده كننده از ساير زبانها، امكان ترجمه همزمان به يكي از زبانهاي اشاره شده در بند (9) را فراهم مي سازند. اين كار مي تواند از طريق سامانه (سيستم) اشاره شده در بند مذكور و پس از انجام امور فني لازم در آن يا به وسيله مترجمان همزمان صورت پذيرد. ۱۲ ـ هزينه هاي سرويسهاي ترجمه همزمان بين كشورهاي عضواستفاده كننده از همان زبان به نسبت قدرالسهم آنها از هزينه هاي اتحاديه تقسيم مي شود. اما هزينه هاي نصب و نگهداري تجهيزات فني توسط اتحاديه تقبل مي شود. ۱۳ ـ كشورهاي عضو يا مجريان منتخب آنها مي توانند در مورد زبان مورد استفاده در مكاتبات رسمي در روابط بين خود، توافق كنند. در صورت نبود چنين توافقي، زبان مورد استفاده فرانسه خواهد بود. ماده نهم (ماده ۱۱۲ اصلاح شده) وظايف مديركل ۱ ـ مديركل نماينده قانوني دفتر بين الملل است كه آن را سازماندهي، اداره و هدايت مي كند. وي اختيار طبقه بندي، انتصاب و ترفيع سمتهاي رده هاي جي۱ تا دي۲ را داراست. وي صلاحيتهاي حرفه اي نامزدهاي پيشنهاد شده از سوي كشورهاي عضو كه داراي مليت كشور معرفي كننده يا فعاليت حرفه اي در آن كشور باشند، براي انتصاب در رده هاي پي۱ تا دي۲ با در نظر گرفتن توزيع عادلانه جغرافيايي برمبناء قاره ها و زبانها را مورد بررسي قرار مي دهد. تصدي سمتهاي دي۲ حتي الامكان توسط نامزدهايي از مناطق مختلف به جز مناطقي كه مديركل و معاون مديركل از آنجا هستند، با در نظر گرفتن اهميت كارآمدي دفتر بين الملل، صورت مي پذيرد. مديركل مي تواند در صورت نياز به سمتهايي كه تصدي آنها نياز به صلاحيتهاي خاصي دارد، درخواستهايي از خارج سازمان را نيز مورد توجه قرار دهد. او همچنين براي انتصاب يك كارمند جديد، در اصل بايد توجه كند كه متصديان سمتهاي دي۲، دي۱ وپي۵ بايد از كشورهاي عضو مختلف اتحاديه باشند. براي ترفيع يك كارمند دفتر بين الملل به رده هاي دي۲، دي۱ وپي۵، وي ملزم به اعمال اين اصل نيست. به علاوه در فرآيند استخدام، شايستگي مقدم بر توزيع جغرافيايي و زبان است. مديركل سالي يك بار، شوراي راهبري را از انتصابات و ترفيعات رده هاي پي۴ تا دي۲ آگاه مي سازد. ۲ ـ مديركل وظايف زير را به عهده دارد: ۱ ـ۲ نگهداري احكام اتحاديه و ايفاء نقش واسط اتحاديه در رويه الحاق، پذيرش و خروج از اتحاديه ۲ ـ۲ آگاه سازي همه دولت هاي كشورهاي عضو از تصميمات متخذه كنگره ۳ ـ۲ آگاه سازي همه كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها از آيين نامه هاي تدوين شده يا بازنگري شده از سوي شوراي عمليات پستي ۴ ـ۲ تهيه پيش نويس بودجه سالانه اتحاديه در كمترين سطح ممكن متناسب با نيازهاي اتحاديه و ارائه آن در موعد مقرر به شوراي راهبري براي بررسي؛ مطلع ساختن كشورهاي عضو اتحاديه از بودجه پس از تصويب شوراي راهبري و اجراي آن ۵ ـ۲ انجام اقدامات خاص درخواستي توسط نهادهاي اتحاديه و مواردي كه احكام اتحاديه بر عهده وي گذاشته است. ۶ ـ۲ اقدام براي دستيابي به اهداف تعيين شده توسط نهادهاي اتحاديه در چهارچوب خط مشي هاي تعيين شده و منابع موجود ۷ ـ۲ ارائه نظرات و پيشنهادها به شوراي راهبري يا شوراي عمليات پستي ۸ ـ۲ ارائه پيشنهادهايي در مورد تغييرات آيين نامه ها، ناشي از تصميمات كنگره، به شوراي عمليات پستي پس از اختتام كنگره طبق آيين نامه داخلي شوراي عمليات پستي ۹ ـ۲ تهيه پيش نويس راهبرد اتحاديه براي شوراي راهبري بر اساس رهنمودهاي دو شورا براي ارائه به كنگره ۱۰ ـ۲ تهـيه گزارش چـهارسالانه در مـورد عملكرد كشورهاي عضو در رابطه با راهبرد اتحاديه مصوب كنگره قبلـي براي تـصويب شوراي راهبري به منظور ارائه به كنگره بعدي ۱۱ ـ۲ تضمين ايفاء نقش به عنوان نماينده اتحاديه ۱۲ ـ۲ ايفاء نقش واسط در روابط بين اتحاديه پستي جهاني و: ـ اتحاديه هاي محدود ـ اتحاديه پستي جهاني و سازمان ملل ـ سازمانهاي بين المللي كه فعاليت آنها مرتبط با اتحاديه است. ـ سازمانهاي بين المللي يا انجمنها يا مؤسساتي كه نهادهاي اتحاديه مايل به مشورت يا همكاري با آنها هستند. ۱۳ ـ۲ به عهده گرفتن وظايف دبيركلي نهادهاي اتحاديه و نظارت بر امور مربوط و توجه به مقررات خاص آيين نامه عمومي حاضر، به ويژه: ـ آماده سازي و سازماندهي كار نهادهاي اتحاديه ـ تهيه، توليد، تكثير و توزيع اسناد، گزارش ها و صورتجلسه ها ـ ايفاء نقش دبير در جلسات نهادهاي اتحاديه ۱۴ ـ۲ حضور در جلسات نهادهاي اتحاديه و شركت در مباحث، بدون حق رأي، با امكان معرفي نماينده به جاي خود ماده دهم (ماده ۱۱۴ اصلاح شده) دبيرخانه نهادهاي اتحاديه خدمات دبيرخانه اي نهادهاي اتحاديه توسط دفتر بين الملل و با مسؤوليت مديركل آن فراهم مي شود. اين دبيرخانه همه اسناد منتشره در هر جلسه را به كشورهاي عضو نهاد مربوط و مجريان منتخب آنها، كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها كه عليرغم عدم عضويت در نهاد مربوط، در مطالعات انجام شده همكاري مي كنند، اتحاديه هاي محدود و ساير كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها ارسال مي كند. ماده يازدهم (ماده ۱۱۶ اصلاح شده) اطلاعات، نظرات، درخواستهاي تفسير و اصلاح احكام، تحقيقات و نقش در تسويه حسابها ۱ ـ دفتر بين الملل در هر زمان در خدمت شوراي راهبري، شوراي عمليات پستي و كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها براي ارائه هرگونه اطلاعات لازم در مورد مسائل مربوط به سرويس است. ۲ ـ دفتر بين الملل به ويژه نسبت به جمع آوري، مرتب كردن، انتشار و توزيع همه اطلاعات مربوط به سرويس پست بين الملل، ابراز نظر در مورد مسائل مورد اختلاف در صورت درخواست طرفهاي ذي نفع، تفسير احكام و اصلاحيه آن و به طور كلي، اين گونه مطالعات و امور مربوط به ويراستاري و اسناد كه به موجب احكام اتحاديه بر عهده آن گذاشته شده يا ممكن است در راستاي منافع اتحاديه به آن ارجاع داده شود، اقدام مي كند. ۳ ـ دفتر بين الملل همچنين به درخواست كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها، مبادرت به انجام تحقيقاتي براي دريافت نظرات ساير كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها درباره مسئله اي خاص مي نمايد. نتيجه تحقيقات به منزله رأي تلقي نشده و رسماً الزام آور نيست. ۴ ـ دفتر بين الملل مي تواند به عنوان اتاق پاياپاي در همه انواع تسويه حسابهاي مرتبط با سرويس پستي عمل كند. ماده دوازدهم (ماده ۱۱۸ اصلاح شده) فرمهاي تهيه شده توسط دفتر بين الملل دفتر بين الملل انجام ترتيبات توليد تمبربرگهاي (كوپن رپنس هاي) بين المللي است و آنـها را به درخواست كشـورهاي عضو و مجريان منتـخب آنها، با أخذ قيمت در اختيار قرار مي دهد. ماده سيزدهم (ماده ۱۱۹ اصلاح شده) احكام اتحاديه هاي محدود و موافقتنامه هاي خاص ۱ ـ دو نسخه از احكام اتحاديه هاي محدود و موافقتنامه هاي خاص، منعقده طبق ماده (8) اساسنامه، توسط دفاتر اين اتحاديه ها يا در صورت نبود آن، توسط يكي از طرفهاي متعاهد به دفتر بين الملل ارسال مي شود. ۲ ـ دفتر بين الملل نظارت مي كند تا احكام اتحاديه هاي محدود و موافقتنامه هاي خاص، مطلوبيت كمتري براي عموم نسبت به احكام اتحاديه نداشته و كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها را از وجود اين اتحاديه ها و موافقتنامه ها آگاه مي سازد. دفتر بين الملل، شوراي راهبري را از هرگونه مغايرت در اعمال اين قيد آگاه مي سازد. ماده چهاردهم (ماده ۱۲۱ اصلاح شده) گزارش دوسالانه فعاليت اتحاديه دفتر بين الملل گزارش دوسالانه اي از فعاليت اتحاديه تهيه مي كند كه پس از تصويب شوراي راهـبري براي كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها، اتحاديه هاي محدود و سازمان ملل ارسال مي شود. ماده پانزدهم (ماده ۱۲۲ اصلاح شده) رويه ارائه پيشنهادها به كنگره ۱ ـ رويه زير، منوط به استثنائات مندرج در بندهاي (2) و (5)، حاكم بر ارائه همه انواع پيشنهادها توسط كشورهاي عضو به كنگره است:
الف
پيشنهادهايي كه حداقل شش ماه قبل از تاريخ تعيين شده براي كنگره به دفتر بين الملل برسند، پذيرفته مي شوند.
ب
پيش نويس پيشنهاد در فاصله زماني شش ماه منتهي به تاريخ تعيين شده براي كنگره پذيرفته نمي شود.
ج
پيشنهادهاي محتوايي كه در فاصله زماني چهار تا شش ماه قبل از تاريخ تعيين شده براي كنگره به دفتر بين الملل برسد، پذيرفته نمي شود مگر آن كه توسط حداقل دو كشور عضو مورد حمايت قرار گيرد.
د
پيشنهادهاي محتوايي كه در فاصله زماني دو تا چهارماه قبل از تاريخ تعيين شده براي كنگره به دفتر بين الملل برسد، پذيرفته نمي شود مگر آن كه توسط حداقل هشت كشور عضو مورد حمايت قرار گيرد؛ پيشنهادهاي واصله بعد از اين تاريخ ديگر پذيرفته نمي شود. هـ ـ اعلام حمايتها بايد در همان دوره زماني پيشنهاد مربوط به دفتر بين الملل برسد. ۲ ـ پيشنهادهاي مربوط به اساسنامه و آيين نامه عمومي بايد حداقل شش ماه قبل از افتتاح كنگره به دفتر بين الملل برسد؛ اين گونه پيشنهادهايي كه در بعد از آن تاريخ و قبل از افتتاح كنگره واصل شود، بررسي نمي شود مگر كنگره با اكثريت دو سوم كشورهاي حاضر در آن و طبق شرايط مندرج در بند (1) چنين تصميم بگيرد. ۳ ـ به عنوان يك قاعده، هر پيشنهاد بايد تنها داراي يك هدف و فقط شامل تغييرات توجيه شده توسط آن هدف باشد. همچنين هر پيشنهاد دربردارنده هزينه هاي قابل توجه براي اتحاديه بايد متضمن برآورد تأثير مالي، تهيه شده توسط كشور عضو ارائه كننده پيشنهاد با مشورت دفتر بين الملل باشد كه به موجب آن، منابع مالي مورد نياز براي اجراي آن نيز تعيين شود. ۴ ـ كشور عضو، پيش نويس پيشنهادهاي خود را تحت عنوان "پيش نويس پيشنهاد" با يك شماره به همراه حرف "آر(R)" از طريق دفتر بين الملل منتشر مي كند. پيشنهادهاي فاقد اين شناسه كه بنا به تشخيص دفتر بين الملل درباره پيش نويس نظرات مي باشد، با يك پي نوشت مناسب منتشر مي شود. دفتر بين الملل فهرستي از اين پيشنهادها براي كنگره تهيه مي كند. ۵ ـ رويه مشروح در بندهاي (1) و(4) در مورد پيشنهادهاي مربوط به آيين نامه داخلي كنگره ها يا اصلاحيه هاي روي پيشنهادهاي قبلاً ارائه شده اعمال نمي شود. ماده شانزدهم (ماده ۱۲۳ اصلاح شده) رويه ارائه پيشنهادها به شوراي عمليات پستي در مورد آماده سازي آيين نامه هاي جديد در راستاي تصميمات متخذه كنگره ۱ ـ آيين نامه هاي كنوانسيون پستي جهاني و موافقتنامه سرويسهاي پرداخت پستي توسط شوراي عمليات پستي در راستاي تصميمات متخذه كنگره تدوين مي شود. ۲ ـ پيشنهادهاي متعاقب اصلاحات پيشنهادي در كنوانسيون يا موافقتنامه سرويسهاي پرداخت پستي همزمان با ارائه پيشنهادهاي مربوط به كنگره، به دفتر بين الملل نيز ارائه مي شود. اين پيشنهادها مي توانند توسط يك كشور عضو بدون حمايت ساير كشورهاي عضو ارائه شود. اين پيشنهادها حداكثر يك ماه قبل از كنگره براي همه كشورهاي عضو ارسال مي شود. ۳ ـ ساير پيشنهادهاي مربوط به آيين نامه ها براي بررسي شوراي عمليات پستي به منظور آماده سازي آيين نامه هاي جديد طي شش ماه پس از برگزاري كنگره، حداقل دو ماه قبل از برگزاري آن به دفتر بين الملل ارائه مي شود. ۴ ـ پيشنهادهاي مربوط به تغييرات آيين نامه ها منتج از تصميمات كنگره كه توسط كشورهاي عضو ارائه مي شود، حداكثر دو ماه پيش از تشكيل شوراي عمليات پستي به دفتر بين الملل ارسال مي شود. اين پيشنهادها حداكثر يك ماه قبل از تشكيل شوراي عمليات پستي در اختيار همه كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها قرار مي گيرد. ماده هفدهم (ماده ۱۲۴ اصلاح شده) رويه ارائه پيشنهادها بين دو كنگره ۱ ـ براي اينكه پيشنهادهاي مربوط به كنوانسيون يا موافقتنامه ها، ارائه شده توسط يك كشور عضو بين دوكنگره، واجد شرايط بررسي باشد بايد مورد حمايت حداقل دو كشور عضو قرار گيرد. اگر دفتر بين الملل در مدت مقرر اعلام حمايت هاي لازم را دريافت نكند، اين پيشنهادها فاقد اعتبار مي شود. ۲ ـ اين پيشنهادها از طريق دفتر بين الملل به ساير كشورهاي عضو ارسال مي شود. ۳ ـ پيشنهادهاي مربوط به آيين نامه ها نه تنها نيازي به حمايت ندارد، بلكه توسط شوراي عمليات پستي هم مورد بررسي قرار نمي گيرد، مگر آن كه اين شورا با ضرورت آن موافق باشد. ماده هجدهم (ماده ۱۲۵ اصلاح شده) بررسي پيشنهادها بين دو كنگره ۱ ـ ارائه هر پيشنهاد در مورد كنوانسيون، موافقتنامه ها و تشريفات (پروتكل) هاي نهائي آنها منوط به رعايت رويه زير است: هنگاهي كه يك كشور عضو پيشنهادي را به دفتر بين الملل ارسال مي كند، دفتر مذكور آن را براي بررسي به همه كشورهاي عضو مي فرستد. كشورهاي عضو دو ماه فرصت دارند پيشنهاد را بررسي و نظرات خود را در مورد آن به دفتـر بين الملل ارسال كنند. اصلاحات روي پيشنهادها قابل قبول نيست. پس از اين دو ماه، دفتر بين الملل همه نظرات و پيشنهادهاي دريافتي را براي كشورهاي عضو ارسال و از آنها مي خواهد رأي موافق يا مخالف خود را در مورد پيشنهاد اعلام كنند. كشورهاي عضوي كه طي اين دو ماه رأي ندهند، ممتنع تلقي مي شوند. مهلت هاي مذكور از تاريخ ابلاغ بخشنامه هاي دفتر بين الملل محاسبه مي شود. ۲ ـ پيشنهادهاي اصلاح آيين نامه ها توسط شوراي عمليات پستي بررسي مي شود. ۳ ـ در صورتي كه پيشنهاد مربوط به يك موافقتنامه يا تشريفات (پروتكل) نهائي آن باشد، فقط كشورهاي عضو متعاهد آن موافقتنامه در رويه مذكور در بند (1) مشاركت مي كنند. ماده نوزدهم (ماده ۱۲۶ اصلاح شده) ابلاغ تصميمات متخذه بين دو كنگره ۱ ـ اصلاحات انجام شده در كنوانسيون، موافقتنامه ها و تشريفات (پروتكل) هاي نهائي اين احكام با ابلاغ مديركل دفتر بين الملل به دولتهاي كشورهاي عضو، اجرائي مي شود. ۲ ـ اصلاحات انجام شده توسط شوراي عمليات پستي در آيين نامه ها و تشريفات (پروتكل) هاي نهائي آنها، از سوي دفتر بين الملل به اطلاع كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها مي رسد. همين رويه در مورد تفسيرهاي ارجاعي در بند (۲ـ۳) ماده (۳۶) كنوانسيون مقررات مربوط به موافقتنامه ها نيز اعمال مي شود. ماده بيستم (ماده ۱۲۸ اصلاح شده) تثبيت و تنظيم هزينه اتحاديه ۱ ـ منوط به مقررات بندهاي (۲ تا ۶)، هزينه سالانه مربوط به فعاليتهاي نهادهاي اتحاديه نمي تواند از مبالغ زير براي سالهاي ۲۰۰۹ و سالهاي بعد به شرح زير فراتر رود: سي و هفت ميليون فرانك سوئيس براي سالهاي ۲۰۰۹ و ۲۰۱۰ و مبلغ سي و هفت ميليون و دويست و سي و پنج هزار فرانك سوئيس براي سالهاي ۲۰۱۱ و ۲۰۱۲ در صورت به تعويق افتادن كنگره سال ۲۰۱۲، حد پايه سال ۲۰۱۲ براي سالهاي بعدي نيز اعمال خواهد شد. ۲ ـ هزينه مربوط به تشكيل كنگره بعدي (هزينه هاي جابه جايي دبيرخانه، هزينه حمل و نقل، هزينه نصب تجهيزات ترجمه همزمان، هزينه تكثير اسناد طي كنگره، و غيره) نبايد از حد دو ميليون و نهصد هزار فرانك سوئيس فراتر رود. ۳ ـ شوراي راهبري مجاز است از حدود تعيين شده در بندهاي (۱) و(۲) براي محاسبه افزايش ميزان حقوق، سهم يا فوق العاده هاي بازنشستگي شامل تطبيق مشاغل مصوب سازمان ملل براي پرداخت به كاركنان شاغل خود در ژنو فراتر رود. ۴ ـ شوراي راهبري همچنين مجاز است هر سال، مبلغ هزينه هايي به غير از هزينه هاي پرسنلي را بر اساس شاخص قيمت مصرف كننده در سوئيس، تعديل كند. ۵ ـ صرفنظر از بند (1)، شوراي راهبري يا در صورت فوريت، مديركل مي تواند فراتر رفتن از حدود شرح داده شده براي تعميرات اساسي و پيش بيني نشده ساختمان دفتر بين الملل را مجاز بداند به شرطي كه مبلغ افزايش از يكصد و بيست و پنج هزار فرانك سوئيس در سال فراتر نرود. ۶ ـ اگر اعتبارات مجاز در بندهاي (۱) و (۲) براي مديريت مؤثر اتحاديه كافي نباشد، اين حدود مي تواند فقط با تصويب اكثريت كشورهاي عضو اتحاديه فراتر رود. هرگونه مشورت در اين باره بايد شامل شرح كاملي از اطلاعات توجيه كننده اين درخواست باشد. ۷ ـ كشورهايي كه به اتحاديه ملحق مي شوند، به عضويت اتحاديه در مي آيند يا از اتحاديه خارج مي شوند بايد قدرالسهم كامل سالي كه ورود يا خروج آنها اجرائي مي شود را بپردازند. ۸ ـ كشورهاي عضو بايد قدرالسهم خود از هزينه سالانه اتحاديه بر مبناء بودجه تعيين شده توسط شوراي راهبري را از پيش، پرداخت كنند. اين قدرالسهم ها در اولين روز سال مالي مرتبط با بودجه پرداخت مي شوند. پس از اين تاريخ، به بدهيهاي معوق جريمه ديركردي معادل شش درصد (6%) در سال از ماه چهارم به نفع اتحاديه تعلق مي گيرد. ۹ ـ هرگاه ديون معوق قدرالسهم هاي اجباري كه يك كشور عضو به اتحاديه بدهكار است، به جز جريمه ديركرد، مساوي يا بيشتر از مبلغ قدرالسهم آن كشور عضو براي دو سال مالي قبلي باشد، اين كشور عضو مي تواند طبق ترتيبات تعيين شده توسط شوراي راهبـري، تمام يا بخـشي از مطالبات خود از ساير كشورها را به طور قطعي به اتحاديه واگذار كند. شرايط اين واگذاري طبق توافق به عمل آمده بين كشور عضو، بدهكاران / بستانكاران آن و اتحاديه تعيين مي شود. ۱۰ ـ كشـور عضوي كه به دلايل قانوني يا ساير دلايل نمي تواند مبادرت به اين واگذاري نمايد، بايد براي استهلاك ديون معوقه اش يك برنامه زماني تنظيم كند. ۱۱ ـ به غير از شرايط استثنائي، پرداخت ديون معوق قدرالسهم هاي اجباري نمي تواند بيش از ده سال به طول انجامد. ۱۲ ـ در شرايط استثنائي، شوراي راهبري مي تواند در صورتي كه يك كشور عضو، اصل بدهي معوق خود را پرداخت كرده باشد، پرداخت تمام يا بخشي از جريمه ديركرد را منتفي سازد. ۱۳ ـ يك كشور عضو همچنين مي تواند در چهارچوب برنامه زماني استهلاك مصوب شوراي راهبري در مورد حسابهاي معوق، از پرداخت تمام يا بخشي از جريمه ديركرد انباشته معاف شود. اما اين معافيت منوط به اجراي كامل و به موقع برنامه زماني استهلاك ظرف مدت توافق شده اي است كه حداكثر ده سال است. ۱۴ ـ براي پوشش كسري هاي مالي اتحاديه، يك صندوق ذخيره ايجاد كه موجودي آن توسط شوراي راهبري تعيين مي شود. موجودي اوليه اين صندوق از محل مازاد بودجه تأمين مي شود. از صندوق مذكور همچنين مي توان براي موازنه بودجه يا كاهش قدرالسهم كشورهاي عضو استفاده كرد. ۱۵ ـ در مورد كسريهاي مالي موقتي، دولت كنفدراسيون سوئيس تحت شرايطي كه با توافق دوجانبه تعيين مي شود، وام ضروري كوتاه مدت پرداخت مي كند. اين دولت بدون هيچ هزينه اي بر امور اداري و محاسباتي دفتر بين الملل در چهارچوب حدود اعتبارات تثبيت شده توسط كنگره نظارت مي كند. ۱۶ ـ مقررات مندرج در بندهاي (۹) تا (۱۳) در مورد هزينه هاي ترجمه صورت شده توسط دفتر بين الملل براي كشورهاي عضو وابسته به گروههاي زباني نيز اعمال مي شود. ماده بيست و يكم (ماده ۱۳۰ اصلاح شده) رده هاي قدرالسهم ۱ ـ كشورهاي عضو براي تأمين هزينه هاي اتحاديه بر اساس رده قدرالسهم خود مشاركت مي كنند. اين رده ها عبارتند از: رده ۵۰ واحدي؛ رده ۴۵ واحدي؛ رده ۴۰ واحدي؛ رده ۳۵ واحدي؛ رده ۳۰ واحدي؛ رده ۲۵ واحدي؛ رده ۲۰ واحدي؛ رده ۱۵ واحدي؛ رده ۱۰ واحدي؛ رده ۵ واحدي؛ رده ۳ واحدي؛ رده ۱ واحدي؛ رده نيم واحدي؛ مختص كشورهاي كمتر توسعه يافته طبق فهرست سازمان ملل و ساير كشورهايي كه شوراي راهبري تعيين مي كند. ۲ ـ صرفنظر از رده هاي قدرالسهم فهرست شده در بند (1)، هر كشور عضو مي تواند واحد بالاتري نسبت به رده قدرالسهمي كه به آن تعلق دارد، براي دوره اي كه حداقل برابر با فاصله زماني بين دو كنگره است، را انتخاب كند. اعلام اين تغيير تا قبل از اتمام كنگره انجام مي شود. در پايان دورة بين دو كنگره، كشور عضو به صورت خودكار به رده قدرالسهم اوليه خود باز مي گردد مگر اين كه تصميم بگيرد رده قدرالسهم بالاتري را بخواهد. پرداخت قدرالسهم هاي اضافي، افزايش مخارج را در پي خواهد داشت. ۳ ـ كشورهاي عضو حين الحاق يا عضويت در اتحاديه طبق رويه مندرج در بند (۴) ماده (۲۱) اساسنامه، در يكي از رده هاي اشاره شده در بالا قرار مي گيرند. ۴ ـ كشورهاي عضو متعاقباً مي توانند به شرطي كه درخواست تغيير را حداقل دو ماه پيش از افتتاح كنگره به دفتر بين الملل ارسال كرده باشند، رده قدرالسهم خود را كاهش دهند. كنگره اظهار نظري غير الزام آور در خصوص درخواست هاي تغيير رده قدرالسهم ارائه مي كند. كشور عضو در تصميم گيري براي تبعيت يا عدم تبعيت از اظهارنظر كنگره مختار است. تصميم نهائي كشور عضو پيش از پايان كنگره به دبيرخانه دفتر بين الملل ارسال مي شود. اين درخواست تغيير همزمان با به اجراء درآمدن مقررات مالي تدوين شده توسط كنگره، اجرائي خواهد شد. كشورهاي عضوي كه طي زمان مقتضي، تمايلي به تغيير رده قدرالسهم خود ابراز نكرده اند، در رده اي كه به آن تعلق دارند، باقي مي مانند. ۵ ـ كشورهاي عضو نمي توانند هر بار، درخواست كاهش بيش از يك رده را بدهند. ۶ ـ با وجود اين، شوراي راهبري مي تواند در شرايط استثنائي نظير سوانح طبيعي مستلزم كمكهاي بين المللي، براي يك بار در بين دو كنگره، اجازه كاهش موقت در رده قدرالسهم كشور درخواست كننده را صادر كند به شرطي كه آن كشور ثابت كند ديگر نمي تواند رده اوليه قدرالسهم خود را حفظ كند. شوراي راهبري همچنين مي تواند در شرايط مشابه، اجازه دهد كشورهاي غير از كشورهاي كمتر توسعه يافته واقع در رده يك واحدي، به طور موقت در رده نيم واحدي قرار گيرند. ۷ ـ مجوز كاهش موقتي رده قدرالسهم، در اجراي بند (6)، مي تواند توسط شوراي راهبري حداكثر به مدت دو سال يا تا كنگره بعدي، هر كدام زودتر است، صادر شود. پس از پايان اين دوره خاص، كشور ذي ربط به طور خودكار به رده قدرالسهم اوليه خود بر مي گردد. ۸ ـ صرفنظر از بندهاي (۴) و (۵)، افزايش رده قدرالسهم هيچ گونه محدوديتي ندارد. ماده بيست و دوم (ماده ۱۳۱ اصلاح شده) پرداخت بابت محصولات تهيه شده از دفتر بين الملل كشورهاي عضو و مجريان منتخب آنها بهاي محصولات تهيه شده از دفتر بين الملل را در اسرع وقت و حداكثر ظرف شش ماه از نخستين روز ماه بعد از ارسال صورتحساب، پرداخت مي كنند. پس از پايان اين مدت، مبالغ بدهي مشمول جريمه ديركردي با نرخ پنج درصد (5%) در سال، از روز انقضاء مهلت مذكور خواهند شد. ماده بيست و سوم (ماده ۱۳۲ اصلاح شده) رويه داوري ۱ ـ اگر اختلافي بايد از طريق داوري حل شود، هر يك از كشورهاي عضو طرف دعوي، كشوري كه مستقيماً درگير دعوي نباشد را انتخاب مي كنند. اگر چند كشور عضو دعـوي مشتركي داشته باشند، براي موضـوعات اين مبحث، يك كشـور عضو محسوب مي شوند. ۲ ـ اگر يكي از كشورهاي عضو طرف دعوي به پيشنهاد داوري ظرف شش ماه از تاريخ ارسال عمل نكند، دفتر بين الملل در صورت درخواست، رأساً از كشور عضو مورد نظر درخواست تعيين داور كرده يا يك داور تعيين مي كند. ۳ ـ طرفين دعوي مي توانند براي تعيين يك داور واحد، كه ممكن است دفتر بين الملل باشد، توافق كنند. ۴ ـ تصميم داورها با اكثريت آراء اتخاذ مي شود. ۵ ـ در صورت تساوي آراء، داورها براي رفع مشكل، كشور عضو ديگري را كه در دعوي ذي نفع نباشد، انتخاب مي كنند. در صورت عدم توافق، دفتر بين الملل از بين كشورهاي عضوي كه داورها پيشنهاد نكرده اند، اين كشور عضو را انتخاب مي كند. ۶ ـ در صورتي كه موضوع اختلاف مربوط به يكي از موافقتنامه ها باشد، داورهاي انتخاب شده بايد فقط از كشورهاي عضو متعاهد آن موافقتنامه باشند. ۷ ـ در صورتي كه يك دعوي بين مجريان منتخب بايد از طريق داوري حل شود، مجريان مربوط از كشور عضو متبوع خود درخواست مي كنند طبق رويه مندرج در بندهاي (1) تا (۶) عمل كنند. ماده بيست و چهارم (ماده ۱۳۵ اصلاح شده) اصلاح، به اجراء درآمدن و مدت اعتبار آيين نامه عمومي اصلاحات مصوب كنگره يك تشريفات (پروتكل) الحاقي را تشكيل مي دهند و از همان تاريخ به اجراء در آمدن احكام بازبيني شده توسط همان كنگره به اجراء در مي آيند، مگر كنگره تصميم ديگري گرفته باشد. اين آيين نامه عمومي از اول ژانويه ۲۰۰۶ ميلادي اجرائي شده و مدت اعتبار آن نامحدود است. ماده بيست و پنجم پيوستن به تشريفات (پروتكل) الحاقي كشورهاي عضوي كه اين تشريفات (پروتكل) را امضاء نكرده اند، مي توانند در هر زمان به آن ملحق شوند. اسناد مربوط به الحاق به مديركل دفتر بين الملل سپرده شده و نامبرده مراتب را به اطلاع دولت هاي كشورهاي عضو مي رساند. ماده بيست و ششم به اجراء درآمدن و مدت اعتبار تشريفات (پروتكل) الحاقي به آيين نامه عمومي اين تشريفات (پروتكل) الحاقي از اول ژانويه ۲۰۱۰ ميلادي (11 دي ماه ۱۳۸۸ هجري شمسي) به اجراء درآمده و مدت اعتبار آن نامحدود است. در تأييد موارد فوق، نمايندگان تام الاختيار دولتهاي كشورهاي عضو اتحاديه، اين تشريفات (پروتكل) الحاقي كه از لحاظ تاريخ اجراء و مدت اعتبار، مانند خود آيين نامه عمومي است را در يك نسخه اصلي امضاء كردند كه به مديركل دفتر بين الملل سپرده شده و تصوير آن توسط دفتر بين الملل اتحاديه پستي جهاني به هر يك از طرف هاي متعاهد ارسال مي شود. منعقده در ۱۲ آگوست ۲۰۰۸ ميلادي(۲۲ مرداد ۱۳۸۷هجري شمسي)، ژنو كنوانسيون پستي جهاني (منسوخه 10ˏ11ˏ1395) امضاءكنندگان، نمايندگان تام الاختيار دولتهاي كشورهاي عضو اتحاديه با توجه به بند (۳) ماده (۲۲) اساسنامه اتحاديه پستي جهاني مصوب دهم جولاي ۱۹۶۴ ميلادي (۱۹ تير ۱۳۴۳ هجري شمسي ) در وين، به اتفاق آراء و به استناد بند (۴) ماده (۲۵) اساسنامه، قواعد حاكم بر سرويس پستي بين الملل را كه در اين كنوانسيون آمده، تدوين كردند.