كليه دفاتر مذكور در ماده 13 باستثناءِ دفتر املاك سنوي بوده و در آخر هر سال مباشرين ثبت اسناد و املاك دفاتر خود را بسته عده اسنادي را كه ثبت شده است معين و صورت مجلسي از شرح ختم دفتر در آخرين صفحه كه بسته ميشود مرتب كرده امضا مي نمايد پس از آن دفاتر بسته شده را بمدير دايره ثبت اسناد و املاك حوزه خود تسليم ميكند.