مدير مزبور در آخر هر سال از بسته شدن دفاتر بطريق مزبور در ماده 17 اطمينان حاصل كرده صحت آنرا تصديق و صورت مجلس سابق الذكر را امضاء مينمايد پس از آن يك نسخه از اصل هر يك از دفاتر را بدفتر راكد حوزه خود و نسخه ديگر را بدفتر راكد اداره كل ثبت اسناد و املاك در طهران ارسال خواهد داشت.