در حوزههاي سربازگيري دفاتر مربوطه بايد بنحوي ترتيب داده شود كه تاريخچه ادوار خدمتي كليه نفرات حوزه مربوطه را بطور روشن نشان داده و كليه تغييرات بطور واضح و دقيق در آن مصرح باشد و بايد هميشه مندرجات دفاتر با واقعيت و وضعيت نفرات آن حوزه در هرموقع مطابق و بدون اختلاف باشد.