دبيرخانه الف ) دبيرخانه به مجمع، شورا و اركان تابعه آنها در اجراي وظايفشان كمك خواهد كرد. دبيرخانه ساير مسؤوليت هاي تفويض شده بر اساس اين اساسنامه و نيز وظايف محوله به آن از طرف مجمع يا شورا را انجام خواهد داد. ب ) دبيرخانه متشكل از مديركل كه رئيس و بالاترين مقام اجرائي آن است و تعداد كاركنان مورد نياز خواهد بود. مدير كل بايد توسط مجمع با توصيه شورا براي يك دوره زماني چهارساله كه فقط يكبار ديگر قابل تمديد مي باشد، انتخاب شود. پ ) مدير كل در قبال مجمع و شورا از جمله براي انتخاب كاركنان و نيز سازماندهي و عملكرد دبيرخانه پاسخگو خواهد بود. توجه بسيار خاص در استخدام كاركنان و در تعيين شرايط خدمات، ضرورت حفظ بالاترين استانداردهاي بهره وري، صلاحيت و يكپارچگي خواهد بود. بايد توجه ويژهاي به اهميت جذب كاركنان در درجه اول از كشورهاي عضو داده شود و در صورت امكان، از تمام كشورهاي عضو با هر موقعيت جغرافيايي كه به طور خاص تعداد كافي كاركنان از كشورهاي در حال توسعه، را با تأكيد بر توازن جنسيتي در نظر گيرد. در تهيه بودجه، جذب كاركنان جديد پيشنهادي طبق اين اصل صورت مي گيرد كه تعداد كارمندان نبايد از حداقل لازم براي انجام مناسب مسؤوليتهاي دبيرخانه تجاوز كند. ت ) مدير كل يا نماينده تعيين شده او بايد بدون حق رأي در تمامي جلسات شورا و مجمع حضور يابد. ث ) دبيرخانه موارد زير را انجام خواهد داد:
1
تهيه پيش نويس بودجه و برنامه كاري آژانس و ارسال آن به شورا
2
اجراي برنامه كاري آژانس و تصميم هاي آن
3
تهيه پيش نويس گزارش ساليانه در خصوص فعاليتهاي آژانس و ساير گزارشهاي مورد درخواست مجمع يا شورا و ارسال آنها به شورا
4
ارائه حمايت فني و اداري به مجمع، شورا و اركان تابعه آنها
5
تسهيل ارتباط بين آژانس و اعضاي آن و
6
انتشار توصيه خط مشي پس از ارائه به اعضاي آژانس طبق جزء (2) بند (پ) ماده (4) و تهيه گزارش در خصوص توصيه خط مشي آن براي هر يك از جلسات مجمع و شورا و ارائه آنها به مجمع و شورا. گزارش به شورا شامل توصيه خط مشي برنامه ريزي شده در اجراي برنامه كاري ساليانه نيز خواهد بود. ج ) مديركل و ساير كاركنان در اجراي وظايف خود ازهيچ دولتي يا ساير منابع خارج از آژانس خواسـتار دستور نخواهنـد شد يا دسـتوري را دريافت نـخواهند نمود. آنها از هر اقدامي كه ممكن است باعث تحت تأثير قراردادن موقعيت آنها به عنوان كاركنان بين المللي مسؤول فقط در قبال شورا و مجمع شود، خودداري خواهند كرد. هر عضو بايد به ويژگي منحصر به فرد بين المللي مسؤوليتهاي مديركل و سايركاركنان، احترام بگذارد و نبايد به دنبال تأثيرگذاري برآنها در اجراي مسؤوليت شان باشد.