كليه اسناد هزينه‌هاي انجام شده بايد متكي به مدارك زير باشد: الف - در مورد خريدهاي داخلي، فاكتور خريد و رسيد انبار يا صورتمجلس تحويل كالا.
ب
در مورد خريدهاي خارجي، اعلاميه بانك يا صورتحساب فروشنده، مدارك ترخيص كالا از گمرك و رسيد انبار يا صورتمجلس تحويل كالا.
ج
در مورد پرداخت حقوق، دستمزد، مزايا و هرگونه پرداخت پرسنلي ديگر گواهي انجام كار از طرف مقامات مجاز و امضاء گيرنده وجه يا گواهي بانك داير بر واريز وجه مربوط به حساب بانكي ذينفع. د - در مورد قراردادها تأييد تحويل كالا يا انجام خدمت مطابق مفاد قرارداد توسط مقامات مجاز در اين قانون همراه با اصل قرارداد مربوطه.
ه
- مدارك مربوط به هزينه‌هاي خارج از كشور حداكثر تا مبلغ يك ميليون ريال در صورت عدم دسترسي به مدارك مذكور در بند ب اين ماده با تأييد وزير يا مقامات مجاز از طرف ايشان به هزينه قطعي منظور خواهد شد.
تبصره
در موارد اضطرار در صورت تشخيص مورد اضطرار و تأييد مقدار رفع نياز توسط وزير يا مقامات مجاز از طرف ايشان خريد انجام و گزارش خريد و تحويل كالا بر حسب مورد توسط مأمور خريد و يا مسوول مربوطه تنظيم گواهي شده و بوسيله وزير يا مقامات مجاز از طرف ايشان تأييد ميگردد تا به هزينه قطعي منظور گردد.