دبيرخانه 1 ـ دبير كميسيون، توسط مدير كل فائو انتخاب خواهد شد. 2 ـ كاركناني كه براي اين دبيرخانه مورد نياز هستند به دبير كمك خواهند كرد. 3 ـ دبير، مسؤول اجراي سياست ها و فعاليت هاي كميسيون و انجام ساير وظايفي ميباشد كه ممكن است توسط اين كنوانسيون به وي محول شود و در اين رابطه به كميسيون گزارش خواهد داد. 4 ـ دبير موارد زير را منتشر خواهد كرد:
الف
استانداردهاي بين المللي براي كليه طرفهاي متعاهد ظرف مدت شصت روز از تاريخ تصويب آنها؛
ب
فهرست هاي نقاط ورودي به موجب جزء (ت) بند (2) ماده (7) اين كنوانسيون كه توسط طرفهاي متعاهد مشخصشده است، براي كليه طرفهاي متعاهد؛
پ
فهرستهاي آفات تحت كنترل كه ورود آنها ممنوع شده است يا در جزء (خ) بند (2) ماده (7) اين كنوانسيون به آنها اشاره شده است براي كليه طرفهاي متعاهد و سازمان هاي منطقهاي حفظ نباتات؛
ت
اطلاعات دريافتي از طرفهاي متعاهد در رابطه با الزامات، محدوديت ها و ممنوعيت هاي بهداشت گياهي، موضوع جزء (ب) بند (2)ماده (7) اين كنوانسيون و توصيف سازمان رسمي ملي حفظ نباتات موضوع بند (4)ماده (4) اين كنوانسيون. 5 ـ دبير براي جلسات كميسيون و استانداردهاي بين المللي، ترجمه اسناد را به زبانهاي رسمي فائو آماده خواهد كرد. 6 ـ دبير در نيل به اهداف كنوانسيون با سازمان هاي منطقهاي حفظ نباتات همكاري خواهد نمود.