ماده 2

تركيب، طرز كار و تشكيل جلسات شوراي اداري 1 - شوراي اداري از چهل و يك كشور عضو تشكيل مي شود كه در فاصله بين دو كنگره انجام وظيفه مي نمايد. 2 - رياست شوراي اداري به كشور ميزبان كنگره واگذار مي شود. چنانچه اين كشور از حق رياست خود صرف نظر كند، فقط به يك عضو رسمي و صاحب رأي تبديل شده و نتيجتاً گروه جغرافيايي كه كشور مذكور به آن تعلق دارد، يك جايگاه اضافي در اختيار خواهد داشت كه محدوديتهاي مذكور در بند (3) در مورد آن اعمال نمي شود. در اين حالت، شوراي اداري يكي از كشورهاي عضوي را كه در منطقه جغرافيايي كشور ميزبان كنگره قرار دارد، به رياست انتخاب خواهد كرد. 3 - چهل عضو ديگر شوراي اداري براساس يك تقسيم بندي منصفانه جغرافيايي و توسط كنگره انتخاب مي شوند. درهر كنگره حداقل نصف اعضاء بايد عوض شوند و به هر صورت هيچ كشور عضوي نمي تواند در سه كنگره پياپي انتخاب شود. 4 - هر يك از اعضاي شوراي اداري نماينده خود را كه داراي صلاحيت هاي لازمه در زمينه موضوعات پستي مي باشد تعيين مي كند. 5 - خدمات براي اعضاي شوراي اداري رايگان است و هزينه هاي عملياتي اين شورا برعهده اتحاديه است. 6 - شوراي اداري عهده دار وظايف زير است: 1-6- نظارت بر كليه فعاليتهاي اتحاديه بين دو كنگره با اطمينان از تطابق اين فعاليتها با تصميمات كنگره، مطالعه و بررسي مسائل مربوط به خط مشي هاي دولتي در زمينه موضوعات پستي و مورد توجه قراردادن تحولات سياستگذاري بين المللي نظير تحولات مربوط به تجارت در سرويسها و موضوع رقابت؛ 2-6- بررسي وتصويب هرگونه اقدامي كه براي حفظ و تقويت كيفيت سرويس پستي بين المللي و نوسازي آن در چهارچوب صلاحيتهاي شورا ضروري تشخيص داده شود؛ 3-6- ارتقاء، هماهنگي و نظارت برتمامي اشكال كمكهاي فني پستي در چهارچوب همكاريهاي فني بين المللي؛ 4-6- بررسي و تصويب بودجه وحسابهاي ساليانه اتحاديه؛ 5-6- درصورتي كه شرايط ايجاب نمايد، صدور مجوزجهت افزايش سقف هزينه ها، طبق ماده (128) بندهاي 3 تا 5؛ 6-6- تصويب آيين نامه مالي اتحاديه؛ 7-6- تصويب قوانين و مقررات حاكم بر صندوق ذخيره؛ 8-6- تصويب قوانين حاكم بر صندوق ويژه؛ 9-6- تصويب قوانين حاكم بر صندوق فعاليتهاي ويژه؛ 10-6- تصويب قوانين حاكم بر صندوق كمكهاي داوطلبانه؛ 11-6- تضمين نظارت بر فعاليت دفتر بين الملل؛ 12-6- درصورت درخواست، صدور مجوز براي انتخاب يك طبقه حق السهم پايين تر، براساس شرايط پيش بيني شده در ماده (130 بند 6) ؛ 13-6- درصورت درخواست، صدور اجازه براي تغيير گروه جغرافيايي، با در نظر گرفتن ديدگاههاي بيان شده كشورهاي عضو گروههاي جغرافيايي مربوط؛ 14-6- تصويب نظامنامه كاركنان و شرايط خدمت كارمندان انتخاب شده؛ 15-6- ايجاد يا حذف مشاغل دفتر بين الملل اتحاديه، با در نظر گرفتن محدوديت هاي مربوط به سقف تعيين شده براي هزينه ها؛ 16-6- تصويب آيين نامه صندوق اجتماعي؛ 17-6- تصويب گزارش دوسالانه و گزارش عملكرد مالي تنظيمي توسط دفتر بين الملل درباره فعاليت هاي اتحاديه و در صورت لزوم ارائه توضيحاتي درباره آنها؛ 18-6- تصميم گيري در مورد تماس هايي كه بايد با ادارات پست در مورد انجام وظايف محوله گرفته شود؛ 19-6- پس از مشورت با شوراي بهره برداري پستي، تصميم گيري در مورد تماس با سازمان هاي ناظر غير رسمي، بررسي و تصويب گزارش هاي دفتر بين الملل درمورد روابط اتحاديه جهاني پست(UPU) با ساير نهادهاي بين المللي ، اتخاذ تصميماتي كه در مورد برقراري چنين روابطي مناسب تشخيص مي دهد و اقداماتي كه بايد در اين راستا صورت دهد و هنگامي كه منافع اتحاديه يا امور مربوط به كنگره مطرح باشد، پس از مشاوره با شوراي بهره برداري پستي و دبيركل، انتخاب به موقع سازمان هاي بين المللي، انجمن ها، مؤسسات و افراد ذي صلاح كه براي شركت در نشست هاي ويژه كنگره وكارگروه هاي (كميته هاي) آن بايد دعوت شوند وموظف كردن مديركل دفتر بين الملل به ارسال دعوتنامه هاي لازم؛ 20-6- درصورت لزوم، تدوين اصولي كه شوراي بهره برداري پستي بايد هنگام مطالعه مسائلي كه تاثيرات مالي مهمي دارند، نظير: نرخ ها، هزينه هاي پايانه (ترمينال)، هزينه هاي عبور (ترانزيت)،نرخ هاي پايه حمل و نقل هوايي مرسولات و تحويل پست نامه ها به پست درخارج در نظر داشته باشد، همچنين پيگيري دقيق مطالعات انجام شده در مورد اين موضوعات و بررسي و تصويب پيشنهادهاي شوراي بهره برداري پستي درباره موضوعات مذكور؛ 21-6- بنا به درخواست كنگره، شوراي بهره برداري پستي يا ادارات پست، مطالعه پيرامون مسائل اداري، قانونگذاري و حقوقي مورد نظر اتحاديه يا سرويس پستي بين المللي،تصميم گيري در مورد مصلحت انجام مطالعات درخواستي توسط ادارات پست، در زمينه هاي مذكور، در فاصله بين دو كنگره به عهده شوراي اداري است؛ 22-6- تنظيم وتدوين پيشنهادهايي كه بايد براساس ماده (124) به تصويب كنگره و يا به تصويب ادارات پست برسد؛ 23-6- درصورت لزوم و درچهارچوب صلاحيت هاي شورا، تصويب توصيه هاي شوراي بهره برداري پستي به منظور پذيرش مقررات يا يك رويه كاري جديد تا زماني كه كنگره در مورد آن تصميمي اتخاذ نمايد؛ 24-6- بررسي گزارش سالانه تنظيمي توسط شوراي بهره برداري پستي و پيشنهادهايي كه توسط اين شورا ارائه شده است؛ 25-6- ارائه موضوعات مطالعاتي جهت بررسي به شوراي بهره برداري پستي، براساس ماده (104) بند(16-9) ؛ 26-6- تعيين كشور مقر كنگره بعدي در حالت پيش بيني شده در ماده (101) بند 4؛ 27-6- تعيين به موقع تعداد كميسيون هاي لازم جهت انجام امور كنگره با مشخص نمودن وظايف آنها پس از مشورت با شوراي بهره برداري پستي؛ 28-6- پس از مشورت با شوراي بهره برداري پستي و به شرط تصويب كنگره، انتخاب كشورهاي عضوي كه آمادگي انجام امور زير را داشته باشند: - تقبل سمت هاي معاونت كنگره و سمت هاي رياست و معاونت كارگروه ها (كميته ها) با بيشترين توجه به تقسيم بندي جغرافيايي منصفانه كشورهاي عضو؛ و - شركت در كارگروه هاي (كميته هاي) محدود كنگره؛ 29-6- بررسي و تصويب پيش نويس طرح راهبردي جهت ارائه به كنگره كه توسط شوراي بهره برداري پستي و با كمك دفتر بين الملل تنظيم شده است، بررسي و تصويب بازبيني هاي ساليانه طرح راهبردي مصوب كنگره براساس توصيه هاي شوراي بهره برداري پستي و مشورت با اين شورا در مورد تهيه و روزآمد سازي ساليانه برنامه راهبردي. 30-6- تدوين چهارچوب سازماني كارگروه مشورتي و تصويب آن طبق مقررات ماده (106)؛ 31-6- تعيين معيارهايي براي عضويت در كارگروه (كميته) مشورتي و قبول يا رد درخواست هاي عضويت مطابق با معيارهاي مذكور، با اطمينان از اين كه رسيدگي كميته به درخواستها از طريق پردازشي سريع، بين نشست هاي شوراي اداري صورت مي پذيرد؛ 32-6- تعيين اعضاي كارگروه (كميته) مشورتي؛ 33-6- دريافت و تبادل نظر پيرامون گزارش ها و توصيه نامه هاي كارگروه (كميته) مشورتي و ملاحظه توصيه نامه ها جهت تسليم به كنگره. 7 - دراولين نشست شوراي اداري كه توسط رئيس كنگره اداره مي شود، اين شورا از ميان اعضاء خود چهار نايب رئيس انتخاب و مقررات داخلي خود را تصويب مي نمايد. 8 - شوراي اداري بنابر فراخوان رسمي رئيس خود، اصولاً سالي يك بار در مقر اتحاديه تشكيل جلسه مي دهد. 9 - رئيس، نايب رئيسان و رؤساي كارگروه هاي شوراي اداري و رئيس كار گروه برنامه ريزي راهبردي شوراي اداري، كارگروه (كارگروه) مديريت را تشكيل مي دهند. اين كارگروه كار كليه جلسات شوراي اداري را تنظيم و اداره مي كند و به نيابت از شوراي اداري، گزارش ساليانه تنظيمي توسط دفتر بين الملل درباره فعاليت هاي اتحاديه را تصويب مي كند و كليه وظايف ديگر محوله از سوي شوراي اداري يا مواردي كه در روند برنامه ريزي راهبردي ضروري است را به عهده مي گيرد. 10 - نماينده هر يك از اعضاي شوراي اداري كه در جلسات اين نهاد شركت مي كند، به غير از جلساتي كه به هنگام برگزاري كنگره تشكيل مي شود، حق دريافت بهاي يك بليت رفت و برگشت درجه دو هواپيما يايك بليت رفت و برگشت درجه يك راه آهن و يا مخارج مسافرت با هر وسيله ديگر را دارد، مشروط به اين كه اين مبلغ از بهاي يك بليت رفت و برگشت درجه دو هواپيما فراتر نرود. هر يك از اعضاي كارگروه هاي (كميته هاي) شوراي اداري، كار گروه ها و يا ديگر نهادهاي آن، هنگامي كه در خارج از كنگره و جلسات شوراي اداري، در جلساتي ديگر شركت كنند نيز از چنين حقوقي برخوردار خواهند بود. 11 - رياست شوراي بهره برداري پستي، در جلسات شوراي اداري (هنگامي كه در دستور كار آن مسائل مربوط به شوراي بهره برداري پستي مطرح باشد)، به عنوان نماينده اين نهاد شركت خواهد نمود. 12 - رئيس كارگروه (كميته) مشورتي، هنگامي كه دستور كار شوراي اداري شامل مواردي مربوط به كارگروه (كميته) ياد شده مي شود در جلسات اين شورا شركت خواهد نمود. 13 - به منظور تضمين ارتباط مؤثر در كارهاي اين دو نهاد، شوراي بهره برداري پستي مي تواند نمايندگاني را جهت شركت در جلسات شوراي اداري به عنوان ناظر تعيين كند. 14 - اداره پست كشوري كه شوراي اداري در آن تشكيل جلسه مي دهد، در صورتي كه اين كشور عضو شوراي اداري نباشد، به عنوان ناظر در جلسات شوراي اداري دعوت مي شود. 15 - شوراي اداري مي تواند در جلسات خود از هر سازمان بين المللي، نمايندگان انجمن ها يا شركت ها يا هر شخص صلاحيتدار ديگري كه ميل داشته باشد در كارهاي خود شركت دهد، بدون داشتن حق رأي دعوت به عمل آورد. شوراي اداري همچنين مي تواند با همين شرايط، از يك يا چند اداره پست كشورهاي عضو علاقمند به مسائل مطروحه در دستور كار نيز دعوت به عمل آورد. 16 - در صورت درخواست، ناظران زير مي توانند در جلسات همگاني و نشست هاي كارگروه هاي (كميته هاي) شوراي اداري، بدون حق رأي شركت كنند: 1-16- اعضاي شوراي بهره برداري پستي؛ 2-16- اعضاي كارگروه (كميته) مشورتي؛ 3-16- سازمان هاي بين الدولي ذي نفع در كار شوراي اداري؛ 4-16- ساير كشورهاي عضو اتحاديه. 17 - به دليل محدوديت هاي خدماتي و تداركاتي، شوراي اداري مي تواند تعداد ناظران شركت كننده همچنين حق سخنراني آنها در مذاكرات را محدود نمايد. 18 - اعضاي شوراي اداري به طور مؤثر در فعاليت هاي اين شورا شركت مي كنند. در صورت درخواست،به ناظران اجازه داده مي شود با رعايت شرايطي كه شورا براي تضمين بازدهي و مؤثر بودن كارش تدوين مي كند، در انجام مطالعات همكاري كنند. همچنين مي توان از اين كشورها، درصورتي كه تجربه يا تخصص آنها در زمينه مورد بحث محرز شده باشد ، براي رياست كار گروه ها و تيم پروژه ها دعوت به عمل آورد. شركت ناظران بدون ايجاد هيچ گونه هزينه اضافي براي اتحاديه صورت خواهد گرفت. 19 - در شرايط استثنائي، ممكن است ناظران از شركت در يك جلسه يا بخشي از آن محروم شده يا در صورتي كه محرمانه بودن موضوع جلسه يا اسناد مربوطه اقتضاء نمايد، فقط حق دريافت برخي اسناد را داشته باشند. اين محدوديت ممكن است به صورت موردي توسط هر نهاد ذي ربط يا رئيس آن اعمال شود. اين موارد به شوراي اداري و به شوراي بهره برداري پستي، چنانچه منافع ويژه اي براي اين نهاد (شوراي بهره برداري پستي) در برداشته باشد، گزارش خواهد شد. متعاقباً، شوراي اداري، درصورتي كه ضروري تشخيص دهد، مي تواند با مشورت با شوراي بهره برداري پستي و در صورت لزوم اين محدوديت ها را مورد بازبيني و تجديد نظر قراردهد.